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Combien de temps conserver ses documents administratifs ?

Combien de temps conserver ses documents administratifs ?

Le point sur la dématérialisation des documents administratifs

Malgré la dématérialisation croissante des documents administratifs, qui permet de réaliser des gains de place substantiels, il reste néanmoins nécessaire de conserver ses documents administratifs plusieurs années afin de les présenter en cas de litige ou de contrôle.

La durée de conservation des documents est très variable selon les sources juridiques, cela varie généralement de 3 ans à 10 ans.

Documents commerciaux

La durée de conservation des documents commerciaux est fixée par le code de commerce qui fixe les délais de prescription :

L’article L 110-4 fixe à 5 ans, le délais de prescription des contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, des documents bancaires et des documents de transport de marchandises.

L’article L 123-22 fixe à 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable, la durée de conservation des factures clients et fournisseurs.

Documents comptables

La conservation des documents comptables est également prévue par le Code de commerce : article L 123-22. Elle est de 10 ans pour les livres comptables, les justificatifs, les comptes annuels.

Au plan fiscal, la durée de conservation est plus réduite : l’article L102B du livre des procédures fiscales indique que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans […] »

Malgré une prescription fiscale de 3 ans, il est donc conseillé de conserver au moins 6 ans l’ensemble de ses documents comptables et fiscaux (déclarations d’impôt sur le revenu,  d’impôt sur la société, TVA, CFE…).

Quant à la prescription de 10 ans ci-dessus, il n’est pas prévu à proprement parlé de sanction mais en cas de litige avec un associé ou de fautes de la direction ayant entrainé la fermeture de l’entreprise la responsabilité du dirigeant pourrait être engagée.

Documents relatifs à la paie

Les documents relatifs au traitement des paies doivent être conservés généralement pour une durée plus courte :

  • Bulletins de paie : 5 ans.
  • Registre du personne: 5 ans à partir du départ du salarié.
  • Contrats de travail : 5 ans
  • Déclarations sociales : 3 ans
  • Suivi des horaires des salariés : 1 an (mais conseillé 3 ans).
  • Délcaration accident du travail : 5 ans.

Attention : Soyez vigilant quant à la destruction de vos documents dont la plupart sont confidentiels. Vous pouvez faire appel à des société spécialisées qui pourra s’occuper de leur destruction définitive. 

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Quel statut social pour le dirigeant d’entreprise ?

Quel statut social pour le dirigeant d’entreprise ?

Quel statut social choisir ?

Le choix d’un statut social est essentiel pour le chef d’entreprise car il implique des conséquences fiscales et sociales selon le statut.

Il y a donc un grand intérêt pour le futur chef d’entreprise de bien s’informer sur la différence de ces deux régimes dans le cadre d’une constitution ou d’une reprise d’entreprise. Ainsi, le dirigeant peut être considéré comme travailleur non-salarié ou assimilé-salarié.

 

La Sécurité sociale pour les indépendants (ex-RSI)

Sont travailleurs non-salariés (TNS) :

– Les entrepreneurs individuels (ainsi que les micro-entrepreneurs).

– Les gérants associés unique de EURL ou EIRL.

Les gérant associés majoritaires de SARL. 

Le chef d’entreprise est soumis à une protection sociale spécifique à son secteur d’activité :

A savoir : A ce jour, ils ne sont pas couverts pour les accidents du travail, maladie professionnelle et le chômage. De ce fait, ils doivent souscrire à une assurance spécifique pour être couverts pour ces risques. 

  • Les professionnels libéraux cotisent à trois caisses différentes : la Sécurité sociale des indépendants pour la maladie et maternité ; l’URSSAF pour les allocations familiales, CSG /CRDS et la contribution pour la formation professionnelle ; la CNAVPL pour la retraite de base et complémentaire.
  • Les chefs d’entreprise agricole relèvent de la Mutualité sociale agricole (MSA).
  • Les artistes et auteurs relèvent de l’AGESSA.

Les revenus soumis aux cotisations de Sécurité Sociale  et CSG/CRDS sont les revenus professionnels qui doivent être déclarer chaque année en mai (ou en juin, en ligne) par le travailleur indépendant. Cette déclaration est obligatoire dans tout les cas, même dans la situation où l’assuré n’est pas imposable, par exemple.

Le calcul des cotisations s’effectue sur les revenus professionnels de l’année précédente (N-1).

Avantage : ce régime permet notamment d’avoir des charges sociales moins importantes que celles des dirigeants assimilés-salariés.  

Le régime général de la Sécurité Sociale

Sont assimilés-salariés : – Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ou de SELARL. – Les présidents et directeurs généraux de SA ou SAS.

Ils ont la même protection sociale que les salariés (maladie-maternité, accidents du travail, prestations familiales et retraites) mais ne bénéficient pas de l’assurance chômage. De plus, ils bénéficient également des prestations de retraite complémentaire par l’AGIRC/ARCCO.

Remarque : Néanmoins, le dirigeant a la possibilité de souscrire à un contrat facultatif.

Dans ce régime, l’assiette de calcul des cotisations s’effectue sur la rémunération versée au chef d’entreprise  ou à une partie de cette rémunération. Les jetons de présence et les avantages en nature sont également soumis.

Pour les cotisations de l’année N, la base de rémunération pour le calcul est celle de l’année N. De ce fait,  il n’y a pas de décalage entre les cotisations dues et la rémunération perçue. L’entreprise effectue le règlement des cotisations salariales et patronales chaque trimestre (ou mois) à l’URSSAF.

Bon à savoir : Il y a un avantage conséquent pour les dirigeants assimilés-salariés (associés ou actionnaires) au niveau des dividendes. En effet, ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales peu importe le montant, contrairement à ceux qui sont perçus par les travailleurs non-salariés(TNS).

En conclusion, le choix dépend donc de plusieurs paramètres qui doivent être bien analysés avant la création d’une entreprise. Pour vous aider, les conseils d’un  expert-comptable est recommandé.

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Gérant de SARL comment se rémunérer ?

Gérant de SARL comment se rémunérer ?

Vous êtes le gérant de votre SARL et vous souhaitez vous rémunérer.

En tant qu’associé vous n’êtes pas totalement libre de fixer librement votre rémunération, vous devez « rendre compte » à vos associés et respecter un certain nombre de règles juridiques.

Le montant de la rémunération du gérant de SARL

La fixation du montant de la rémunération du gérant de SARL peut être déterminée dans les statuts de la société. Cette rémunération peut être fixe ou variable en fonction des critères déterminés par l’ensemble des associés.

Ce procédé est en pratique rarement utilisé car il nécessite de mettre à jour régulièrement les statuts.

La rémunération du gérant est généralement fixée lors d’une assemblée générale ordinaire.

Bon à savoir : cette assemblée générale peut se tenir à tout moment dans le courant de la vie de l’entreprise et même être validée a postériori, lors de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes.

C’est ce que vient une nouvelle fois de valider une  jurisprudence du 9 janvier 2019 : «  la rémunération du gérant avait été régulièrement approuvée à l’issue de chaque exercice concerné » .

En tant qu’associé vous pouvez prendre part au vote de votre rémunération. Si vous êtes majoritaire vous pourrez donc décider par vous même de son montant.

Il conviendra néanmoins de procéder à cette ratification, à défaut de quoi les associés pourraient en cas de rémunération jugée excessive demander un reversement des rémunérations dans les caisses de la société.

Si vous êtes le gérant et le seul associé de votre société (EURL), vous devez également valider votre rémunération. Vous pouvez le faire également lors de l’assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes.

Attention aux rémunérations excessives.

Néanmoins, même si cette rémunération est validée par vous et vos associés, l’Administration fiscale à la possibilité de considérer que votre rémunération est excessive.

En effet conformément à l’article 39.1.1 du CGI, « les rémunérations ne sont admises en déduction des résultats que dans la mesure où elles correspondent à un travail effectif et ne sont pas excessives eu égard à l’importance du service rendu. Cette disposition s’applique à toutes les rémunérations directes ou indirectes, y compris les indemnités, allocations, avantages en nature et remboursements de frais ».

Il est souvent délicat pour l’administration fiscale de démontrer que la rémunération octroyée au dirigeant est excessive (sauf abus manifeste) et un débat sans fin peut s’instaurer entre les belligérants…

Si l’administration obtient gain de cause, les conséquences sont lourdes : réintégration dans les bénéfices de la société avec généralement une pénalité de 40%.

Pour le dirigeant : distribution de bénéfice occulte (art 111.c du CGI) ce qui signifie : impôt sur le revenu au titre des dividendes sans abattement des 40% plus majoration de 25% plus pénalité de 40%. C’est la double peine…

Enfin au-delà de l’aspect fiscal, la responsabilité du dirigeant pourrait se trouver engagée en cas de mise en difficulté de l’entreprise. 

En conclusion : il convient à minima de ratifier tous les ans lors de l’Assemblée générale d’approbation des comptes, la rémunération qui a été versée au gérant pour éviter à postériori une remise en cause par les associés.

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Rémunérer les apporteurs d’affaires.

Rémunérer les apporteurs d’affaires.

Comprendre ce qu’est un apporteur d’affaire

Vous avez des connaissances qui vous apportent des affaires pour votre entreprise ? Ou encore vous souhaitez développer un réseau d’apporteurs d’affaires, et vous vous demandez comment les rémunérer ?

 Nous allons voir les possibilités :

Déduire fiscalement les commissions

 Si vous rémunérez une personne qui est déjà inscrite au registre du commerce et des sociétés, pas de problème. Elle vous établira une facture en bonne et due forme que vous pourrez enregistrer dans votre comptabilité et qui sera bien entendu déductible fiscalement.

Si ce n’est pas le cas, un particulier par exemple, il faudra que celui-ci vous établisse également une facture avec ses coordonnées, si possible obtenir sa carte d’identité ou tout document justifiant de son identité.

C’est ce document qui fera foi en cas de contrôle.

Le montant pour être déductible ne devra toutefois pas être exagéré mais en proportion avec la vente que vous avez réalisée.

Il faudra également remplir en fin d’année un formulaire DAS2 qui reprend les commissions versées au cours de l’exercice écoulé.

Quelles cotisations sociales à payer ?

 Il convient ensuite de s’interroger sur le régime social de ces commissions, sont-elles soumises à cotisations ?

L’assujettissement d’un apporteur d’affaires au régime général dépend :

  • de la fréquence de ses interventions,
  • du montant de ses commissions,
  • de son autonomie.

Non assujettissement à cotisations sociales

Sur son site l’urssaf nous indique que les sommes allouées à des apporteurs d’affaires ne sont pas soumises aux cotisations et contributions de sécurité sociale si leur versement est occasionnel et modique.

Dans ce cas, il n’y a pas lieu, d’assujettir les intéressés en qualité de travailleur indépendant, ce type d’activité n’ayant pas un caractère professionnel.

Donc pour éviter le paiement de cotisations sociales : les sommes doivent rester modiques et la pratique être occasionnelle. 

Attention : Contrairement à la règle fiscale où le montant peut être élevé; s’il est en proportion du gain réalisé par l’entreprise, la règle en matière sociale est beaucoup plus restrictive.

Attention au travail dissimulé

L’urssaf rappelle par ailleurs que dès lors qu’il est établi que cette activité s’exerce dans le cadre d’un service organisé impliquant un lien de subordination, les apporteurs d’affaires doivent être assujettis au régime général des salariés, et les sommes versées doivent être soumises à cotisations et contributions de Sécurité sociale.

Et que pour ne pas être  soumis à cotisations sociales : les apporteurs doivent agir avec la plus entière liberté et ne recevoir aucune consigne. Leur intervention doit être occasionnelle. La somme perçue pour service rendu n’est pas la rémunération d’une activité exercée pour le compte et sous la subordination d’un employeur ou dans le cadre du dispositif de rémunérations versées par un tiers.

Pour les entreprises qui fonctionnent avec un réseau d’affaires, il est donc fortement recommandé d’établir un contrat qui fera apparaître la totale indépendance des apporteurs et l’absence de lien de subordination.

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Cumul indemnité chômage et mandat social non rémunéré : attention danger.

Cumul indemnité chômage et mandat social non rémunéré : attention danger.

Démarrer son activité tout en percevant son chômage

Bien souvent, lors de la création de leur société les dirigeants d’entreprise ont la possibilité de faire valoir leurs droit au chomâge et de choisir de ne pas se rémunérer.

Cela permet à l’entreprise qui vient de démarrer de se constituer un fonds de roulement nécessaire au démarrage de l’activité.

Mais également pour une cause un peu moins noble au dirigeant de la société de bénéficier de ses droits au chômage tout en travaillant sans être rémunéré.

Juridiquement, il est tout à fait légal pour un dirigeant d’entreprise : Gérant de SARL, Président de SAS, de ne pas percevoir de rémunération.

ARE et création entreprise, un usage courant remis en cause …

Par contre, le droit aux indemnités chômage qui était jusqu’à présent d’un usage courant vient d’être remis en cause par un arrêt du conseil d’Etat du 26 mars 2018.

La situation était assez classique : un ancien salarié qui crée sa société, une SARL, ne perçoit pas de rémunération en tant que gérant majoritaire tout en percevant ses indemnités chômage.

Le préfet demande la suppression de ces indemnités, il obtient gain de cause auprès du conseil d’Etat.

Les fondements juridiques de cette décision repose sur l’absence de caractère bénévole de l’activité de gérant majoritaire.

En effet conformément à l’article L 351-17-1 du Code du Travail, tout demandeur d’emploi peut exercer une activité bénévole. Cela ne remet pas en cause ses droits à indemnité.

Par cette décision, le Conseil d’Etat considère que le gérant majoritaire d’une SARL n’exerce pas une fonction bénévole et ne peut donc être considéré comme demandeur d’emploi.

Attention : même si cette décision est relative au mandataire « gérant de SARL », elle pourra être étendue au « Président de SAS ».

En conclusion :  un risque important existe pour les dirigeants de société qui cumulent indemnité chômage et mandat non rémunéré de voir leur indemnité suspendue. Sauf à démontrer que le mandat social est effectivement réalisé à titre bénévole.

 

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Gérant de SARL, comment choisir sa rémunération

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Comment financer la formation du dirigeant d’entreprise ?

Comment financer la formation du dirigeant d’entreprise ?

L’action de formation, pour les salariés et aussi pour les dirigeants

Comme vous le savez les salariés de l’entreprise pour lesquels vous cotisez à la formation continue on le droit de bénéficier d’actions de formation. Mais savez vous que vous même en tant que dirigeant d’entreprise vous avez également droit à la prise en charge de vos formations. Différentes modalités existent en fonction de votre statut :

L’AGEFICE

L’agefice intervient auprès des dirigeants non salariés (gérant majoritaires, artisans, commerçants) ainsi que leur conjoint collaborateur. Elle peut prendre en charge jusqu’à 2450 euros de formation par an par personne ce qui n’est pas négligeable. Vous pouvez retrouver sur le site des AGEFICE toutes les information nécessaires. Attention d’être bien à jour du versement de vos cotisations sociales à l’URSSAF (ex RSI). Normalement une attestation de versement à la formation professionnelle a due vous êtes communiquée. Il faut également établir son dossier de demande de pris en charge avant d’avoir suivi la formation sinon celle-ci ne sera pas prise en charge. Seuls les frais pédagogiques peuvent être rembousés : les frais de déplacement, hôtels, repas, restent donc à votre charge.

Le FIF PL

Si vous êtes profession libérale (hors profession médicale) il faudra vous orienter vers le FIF-PL pour obtenir une prise en charge de votre formation. Pour les professions médicales : le FAF-PM est l’organisme compétent. Comme pour l’AGEFICE il faut constituer votre dossier préalablement. Les plafonds de prise en charge sont inférieurs à l’AGEFICE : 900 euros pour le FIF-PL

Le crédit impôt formation

Enfin toutes les entreprises qui sont imposées au réel (ce qui exclut les auoentrepreneur) peuvent bénéficier d’un crédit impôt formation. Cela concerne toutes les entreprises quelle que soit leur forme juridique : nom propre ou société. Le montant du crédit d’impôt est malheureusement plafonné, les montant ne sont pas trés élevés : Il est limité à 40 heures par an au taux horaire du SMIC. Soit pour 2019 : 40 X 10.03 = 401.20 euros. Ce crédit d’impôt s’imputera sur l’impôt sur les sociétés pour les sociétés. Il conviendra également de remplir un formulaire spécifique : n°2079-FCE-FC. Pour les entreprises individuelles, le crédit d’impôt devra figurer sur la déclaration d’impôt sur le revenu 20142 C Pro. En résumé : plusieurs mesures existent pour bénéficier d’une prise en charge des formations du chef d’entreprise.

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