Numérisation des notes de frais

C’était attendu depuis longtemps : la possibilité de ne plus avoir à conserver ses jutificatifs originaux de note de frais pour les produire en cas de contrôle.

Ce que dit la loi :

Si en matière fiscale, cette possibilité était admise depuis 2017, il n’en était pas de même pour l’URSSAF.

Par un arrêté publié le 23 mai 2019 :  (Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale)  l’urssaf valide la possibilité d’archiver numériquement ses pièces justificatives.

L’archivage numérique doit néanmoins respecter un certain nombre de rêgles. A défaut l’Administration pourra vous demander de produire les originaux.

Les règles à respecter :

Pour cela l’URSSAF renvoi aux rêgles fiscales de l’article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales, à savoir :

  • Reproduction à l’identique du document y compris les couleurs.
  • Absence de perte de qualité liée à la compression.
  • Interdiction de retraiter l’image.
  • Format PDF.
  • Signature électronique fondée sur un certificat conforme
  • Horodatage
  • Archivage sur un serveur RGS

Comme on le voit les rêgles à respecter restent assez strictes et complexes à mettrent en oeuvre.

Si elles peuvent s’adapter aux grandes structures qui ont les moyens de mettre en place des processus adaptés au traitement et à la sécurité des données, il n’en est pas de même des petites entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires.

Nos conseils :

Nous vous conseillons donc de continuer de conserver vos justificatifs originaux afin de ne pas être mis en difficultés en cas de contrôle fiscal ou de de l’URSSAF.

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