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Frais réels ou indemnités kilométriques, comment choisir ?

Frais réels ou indemnités kilométriques, comment choisir ?

INDEMNITES KILOMETRIQUES

La question des frais réels ou du barème kilométrique pour la gestion de son véhicule personnel revient régulièrement. Nous vous rappelons les principaux mécanismes des deux solutions.

Les indemnités kilométriques sont exclusivement applicables lorsqu’un véhicule personnel est utilisé à titre professionnel pour l’entreprise tel que :
  • Déplacement en clientèle
  • Prospection
  • Livraison, etc.

Bon à savoir : il peut s’agir du véhicule du contribuable mais également celui d’un membre de son foyer fiscal.

Afin de bénéficier fiscalement de la charge de déplacement, il est nécessaire de tenir un tableau avec les mentions suivantes :

  • Date de déplacement
  • Lieu de départ : siège de l’entreprise
  • Destination : adresse exacte
  • Nombre de CV du véhicule utilisé
  • Copie de la carte joint au tableau
  • Facture de péage (à joindre également, en cas de non factures de péages, les frais de déplacements peuvent être rejetés)

Tous les ans, l’administration fiscale publie le barême des frais kilométriques déductibles.

Bien entendu, les entreprises peuvent appliquer un barème différent, dans ce cas si celui-ci est inférieur au barème fiscal, les indemnités seront déductibles et dans le cas contraire, elles ne seront pas déductibles.

En cas de contrôle, il pourra vous être demandé les factures d’entretien des véhicules afin de vérifier de l’usure du véhicule mais surtout pour vérifier l’historique des kilométrages de la voiture ainsi que les factures de péages ou de parking afin de vérifier la véracité du déplacement.

Les indemnités ne sont pas soumises à charges sociales et sont complètement défiscalisées de plus, elles sont déductibles du résultat fiscal. 

Attention :  le barème kilométrique ne peut pas s’appliquer aux entreprises dont le résultat est soumis à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC : entreprise individuelle, EURL…

FRAIS REELS

Les frais réels suivants qui peuvent être déduits par l’entreprise sont les suivants :

  • Cout d’achat du véhicule : par la pratique d’un amortissement annuel.
    • Amortissements : limité à 18 300 € sur 5 ans ou 9900 € si le véhicule dépasse 180 gr CO2 pour sa consommation (des rêgles particulières sont prévus pour les véhicules non polluants).
  • Frais d’entretien.
  • Assurance.
  • Location du véhicule.
  • Frais de carburants.
  • TVA liée aux coûts d’achats, entretiens et carburants :
    •  Déduction complète pour les véhicules utilitaires mention VU.
    •  Pas de déduction de TVA sur frais pour les véhicules de tourisme sauf gazole à 80%.
    • Si le carburant est du GPL (gaz de pétrole liquéfié), du propane liquéfié, du butane liquéfié ou du GVN (gaz naturel comprimé), la TVA peut être récupérée à 100% peu importe le type de véhicule (véhicule de tourisme ou véhicule utilitaire).
    •  Lorsque le GPL est à l’état gazeux, la TVA n’est récupérable qu’à 50% pour les véhicules de tourisme (et à 100% pour les véhicules utilitaires).

En cas d’utilisation mixte, c’est à dire à la fois professionnelle et privée, le contribuable détermine sous sa responsabilité la quote-part professionnelle qui pourra être déduite. En général, une fraction du kilométrage parcourus.

Bon à savoir : les indemnités kilométriques ne peuvent évidemment pas se cumuler avec la déduction des frais réels, mais il est possible de déduire les frais suivants qui ne sont pas intégrés dans le barème kilométrique :

  • Frais de péage.
  • Frais de parking et de garage.
  • Frais de réparation en cas d’accident. 

CONCLUSION

Généralement, en cas de kilomètres professionnels importants, le barème kilométrique sera le plus favorable. Idem si le véhicule est âgé et totalement amorti. Inversement, si vous possédez un véhicule neuf et que vous n’effectuez que très peu de déplacements les frais réels seront souvent plus intéressants. 

Quoiqu’il en soit, en fin d’année, il est toujours possible de faire le calcul et de choisir l’option la plus avantageuse.

Voir également notre article : Dirigeant comment déduire les frais de trajet domicile – travail.

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Dirigeants : déduire les frais de trajet : domicile – travail.

Dirigeants : déduire les frais de trajet : domicile – travail.

Le point sur les frais de déplacement

Les frais de déplacement du dirigeant pour se rendre à son travail constituent des frais professionnels qui peuvent être pris en charge par votre entreprise comme pour les salariés.

Les régles sont néanmoins différentes selon que la société est soumise à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu :

Société soumise à l’impôt sur les sociétés :

Au plan fiscal

En tant que dirigeant d’une entreprise soumise à l’IS vous avez fiscalement le statut de salarié, les frais de trajet sont inclus dans l’abattement de 10% dont vous bénéficiez au titre de l’abattement pour frais professionnel.

Si votre société vous rembourse ses déplacements sous forme de frais kilométriques ou de frais réels, il s’agit d’un complément de rémunération. Il conviendra donc de les réintégrer à vos revenus pour bénéficier de l’abattement de 10% ou renoncer à l’abattement forfaitaire de 10% et déduire les frais réels.

A savoir : Au plan fiscal au niveau de votre imposition personnelle à l’impôt sur le revenu, au delà de 40 km de distance entre le lieu de travail et le domicile, il conviendra de justifier que l’éloignement n’est pas un choix personnel pour pouvoir les déduire en tant que frais réels.

Au plan social

Au niveau des cotisations sociales, il convient également de distinguer le statut social du dirigeant : salarié ou TNS.

Si vous avez le statut de salarié (gérant minoritaire, dirigeant de SAS) et que vous utilisez votre véhicule personnel pour vous rendre à votre travail vous pouvez bénéficier d’une indemnité de transport annuelle de 200 euros exonérée de cotisations sociale. Ce qui est assez faible. Toutefois, si le trajet domicile lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun ou que vos horaires ne vous permettent pas d’utiliser les transports en commun, vous avez la faculté d’utiliser le barème kilométrique.

http://www.urssaf.fr/employeurs/baremes/baremes/frais_de_transport_02.html

Si vous avez le statut de non salarié (gérant majoritaire) les frais kilométriques pourront être déduits au plan social sans plafond.

Société soumise à l’impôt sur le revenu ou entreprise individuelle 

Dans cette situation, le mécanisme est beaucoup plus simple : l’abattement de 10% n’étant pas applicable les frais de déplacement pour vous rendre à votre lieu de travail sont déductibles en totalité au niveau de l’entreprise. Une limite toutefois : le barème kilométrique n’est pas applicable aux entreprises soumises à l’IR (il est réservé aux dirigeants salariés). Il sera donc possible de ne déduire que les frais réels ou éventuellement le barème des frais de carburant.

En conclusion si pour les sociétés à l’IS vous avez le statut de salarié l’avantage est relativement réduit sauf cas particulier, puisque les remboursement constituent un complément de rémunération. Il le sera davantage si vous êtes TNS, les indemnités sont déduites du résultat de votre société (et réintégrées à l’impôt sur le revenu) mais vous économiserez les cotisations sociales.

Enfin pour les entreprises à l’IR il n’y a pas de raison de s’en dispenser puisque cela fait partie des dépenses déductibles.

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