Expert-comptable : 5 astuces pour réaliser un devis conforme

• 👉 1. Mentionner les coordonnées sur le devis en comptabilité

• 👉 2. Numéroter et dater les devis en comptabilité

• 👉 3. Détailler vos prestations dans le devis

• 👉 4. Faire apparaître les conditions de l'offre sur le devis

• 👉 5. Établir un devis en comptabilité de façon professionnelle

• Le devis : un document sécurisant et avantageux

• 👍 Automatisez la rédaction de vos devis avec le logiciel SOCIC

👉 1. Mentionner les coordonnées sur le devis en comptabilité

Le devis est un document établi par une entreprise ou un prestataire de service qui propose de vendre un service ou un bien à un prix donné. Au départ, il ne s’agit pas d’un contrat puisqu’il ne constitue qu’un engagement unilatéral. Il devient contractuel dès lors qu’il est signé par les deux parties. Après signature, le client et l’entreprise sont engagés contractuellement.

Le devis en comptabilité doit donc renseigner en détail les coordonnées des deux parties :

• Le nom du client ou prospect, son adresse, ses coordonnées, son numéro de téléphone et adresse email et son numéro de SIRET s’il s’agit d’un professionnel ;
• La dénomination de votre société, votre nom et prénom, adresse, coordonnées téléphoniques et adresse mail ainsi que votre numéro SIRET.

Une fois votre devis comptable effectué, vous vous engagez donc à ne pas le modifier. Si le prospect ou client a une demande concernant le devis, il doit pouvoir entrer facilement en contact avec vous.

👉 2. Numéroter et dater les devis en comptabilité

Chaque devis doit être daté et comporter un numéro unique qui doit figurer en haut du document. En effet, en plus de mentionner la date d’établissement du devis en comptabilité, il est indispensable d’attribuer un numéro de devis qui doit être déterminé selon un ordre précis.

Au-delà du caractère légal de la numérotation du devis, un numéro permet de tracer un document, mais aussi de simplifier les échanges entre client et fournisseur. Beaucoup de professionnels et chefs d’entreprise se servent d’une numérotation par année.

À titre d’exemple, un premier devis établi en janvier 2022 portera le numéro 202201. Vous pouvez y ajouter une lettre, par exemple D pour devis : la référence du devis sera alors D-202201.

👉 3. Détailler vos prestations dans le devis

Le devis est un document qui doit donner une description détaillée des services réalisés par un professionnel. Il est donc important d’indiquer en détail, étape par étape, la liste de toutes les prestations en donnant le maximum de précisions possibles.

Un prospect ou un client a besoin de connaître précisément ce qu’il va payer avant de s’engager et signer le devis. Ainsi, pour un devis concernant une « Rénovation de cuisine », vous pourrez indiquer par exemple « Rénovation de cuisine avec dépose et évacuation du mobilier existant, préparation du support, vérification et création des évacuations supplémentaires, pose et protection des surfaces ».

Quel que soit le secteur d’activité, le descriptif doit être le plus complet possible afin d’éviter toute confusion ! Pour être conforme, il faut indiquer les mentions concernant le détail des prestations, généralement en milieu de devis, avec :

• La liste des produits et/ou des prestations concernés ;
• Le prix hors taxes (HT) unitaire pour chaque produit et/ou prestation ;
• La quantité ou le volume prévu pour chaque produit et/ou prestation ;
• Le montant total pour chaque volume de produits ou prestations.

🚨 Attention, il convient également de donner le montant de la TVA applicable pour chaque volume de produits et/ou prestations ainsi que le montant toutes taxes comprises (TTC). Par ailleurs, n’oubliez pas de mettre en évidence le montant total, prix global TTC que le client devra payer s’il accepte le devis en comptabilité.

👉 4. Faire apparaître les conditions de l’offre sur le devis

Il est essentiel de mentionner une limite de validité de l’offre. Elle permet d’éviter une variabilité du prix, comme l’augmentation du tarif d’un produit durant la durée renseignée. À noter que la durée de validité est obligatoire lorsque vous rédigez un devis en compatibilité !

La durée de la validité d’une offre est fixée librement par le prestataire, elle doit être raisonnable et correspondre aux prestations. Ce délai excède rarement trois mois à compter de la date d’édition mentionnée au devis. Elle se positionne en bas de page, par exemple « offre valable durant 60 jours ».

Outre la durée de validité, d’autres conditions peuvent également être utiles, parmi lesquelles :

• Les modalités de paiement (virement, chèque, etc.) ;
• Les délais de paiement et échelonnements des paiements avec éventuellement la mention de l’acompte (par exemple « 40 % à la commande ») ;
• Le détail des pénalités prévues en cas de retard de paiement ;
• La date et l’adresse de la livraison ou du lieu de la prestation ;
• Les conditions de garantie ;
• Le délai limite d’exécution des travaux.

Le devis en comptabilité doit également indiquer en bas de page qu’il a été établi avant l’exécution de la prestation ou des travaux avec par exemple la mention « Devis reçu avant exécution des travaux ».

Enfin, n’oubliez pas de clôturer le devis avec la mention «Bon pour accord» et laisser une place suffisante pour le futur client afin que celui-ci y appose sa signature (généralement précédés de la mention manuscrite « lu et approuvé »).

👉 5. Établir un devis en comptabilité de façon professionnelle

Tout d’abord, l’établissement d’un devis peut être obligatoire pour certaines activités. En tant que professionnel de votre secteur, il est essentiel de connaître vos obligations en matière d’information précontractuelle, et savoir si vous devez établir un devis. Par exemple, c’est obligatoire pour les entreprises qui réalisent :

• Des travaux et prestations de dépannages, quel que soit le montant des travaux, un devis détaillé doit être établi ;
• Des services à la personne (le devis est obligatoire à partir d’un montant minimum de 100 euros TTC ou dès que le client en fait la demande) ;
• Des prestations de déménagement ;
• Des services de location automobile ;
• Des actes de santé, les professionnels de santé sont tenus d’informer sur les tarifs qu’ils pratiquent (chirurgie dentaire, optique médicale, appareillage auditif, podologie, chirurgie esthétique, etc.).

Le devis : un document sécurisant et avantageux

Établir un devis est utile si le produit ou la prestation est complexe ou personnalisé (travaux de rénovation à domicile ou confection de vêtement sur mesure par exemple). Ce document vous permet de sécuriser la relation commerciale (et la future transaction) avant de vous engager. Une fois que le client donne son accord pour l’exécution de la prestation ou l’achat du produit, il est engagé sur ce qui est indiqué au devis et pour le prix convenu.

Quel que soit l’objet de l’engagement contractuel, celui-ci doit obligatoirement être écrit dans un devis en comptabilité avant l’achat et dès que le montant dépasse 1 500 €. Tout manquement est passible d’une sanction et d’une amende administrative pouvant atteindre 15 000 € pour une personne morale et 3 000 € pour une personne physique.

Enfin, au-delà de vous sécuriser et de vous protéger en cas de litige, un devis est un outil qui reflète l’image de votre travail et votre professionnalisme. Une proposition écrite qui renseigne sur les caractéristiques de votre offre en détail et répond aux attentes du client à toutes les chances d’être acceptée.

👍 Automatisez la rédaction de vos devis avec le logiciel SOCIC

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Non seulement vous gagnez du temps, mais vous êtes également certain que vos documents comprennent toutes les mentions obligatoires ! C’est un poids en moins dans votre quotidien, déjà bien chargé par toutes les tâches attenantes à votre activité.

Rédiger un devis constitue donc un travail important pour votre processus de vente : il doit fournir suffisamment d’informations, être clair et précis. Pour vous aider à rédiger un document détaillé qui comporte les informations obligatoires, SOCIC vous accompagne.

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