Comment récupérer la TVA sur les frais de déplacement : guide complet
Votre entreprise est assujettie à la TVA et vous vous demandez si vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais déplacement et de repas ? Cette fiche fait la synthèse des règles applicables.
Récupérer la TVA sur vos frais de fonctionnement
Attention cet article concerne exclusivement les entreprises assujetties à la TVA, si votre société est en franchise de TVA où exonérée de TVA en raison de son activité, vous ne pouvez bien entendu pas récupérer la TVA.
Les conditions pour récupérer la TVA
Le principe général est le suivant, pour pouvoir récupérer la TVA :
- L’entreprise doit avoir engagé les dépenses « nécessaires à son exploitation »,
- Le montant de la TVA doit être indiqué sur la facture, vous ne pouvez pas recalculer vous-même la TVA qui aurait été omise.
- La facture doit être établie au nom de l’entreprise (et non pas celui du salarié ou du dirigeant).
- Les noms des personnes qui ont bénéficié du repas doivent être indiqués sur la note de restaurant.
Au niveau formalisme, il est admis que la simple note de restaurant peut remplacer la facture si la dépense est inférieure à 150€TTC.
Les dépenses de restaurant
La TVA sur les frais de réception est généralement déductible, il en est ainsi :
- Invitation de fournisseurs ou de clients au restaurant.
- Repas seul du salarié ou du dirigeant en déplacement professionnel.
- Réunion professionnelle des salariés au restaurant.
- Repas de fin d’année des salariés (l’intérêt de l’entreprise devra être démontré).
- Par contre n’est pas déductible la TVA sur les frais d’hôtel que ce soit pour les salariés ou les dirigeants.
En ce qui concerne le repas du midi, celui-ci est généralement une dépense personnelle, elle n’est donc pas remboursable par la société et par conséquent la TVA n’est pas récupérable. Si vous ne pouvez pas rentrer chez vous le midi, un remboursement est possible. En revanche, une distinction doit toutefois être faite entre dirigeant salarié et non salarié. Pour le dirigeant qui a le statut de salarié (président de SAS…) le repas du midi est couvert par la déduction forfaitaire de 10%, elle n’est donc pas déductible sauf en cas de mission éloignée. Pour le dirigeant non salarié, celui-ci peut se faire rembourser, mais dans certaines limites.
Les frais d’hébergement
La TVA sur les frais d’hébergement n’est généralement pas déductible sauf cas particuliers :
- La TVA sur les nuits d’hôtel que ce soit pour un salarié ou pour le dirigeant n’est pas déductible
- Par contre est déductible la TVA sur les nuits d’hôtel pour héberger un partenaire de l’entreprise (client, fournisseur…)
- Idem pour le logement du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance dans les locaux de l’entreprise.
Pour le repas à l’hôtel ainsi que pour le petit déjeuner la TVA est récupérable comme pour les dépenses de restauration ci dessus.
Les frais de déplacement
Pour les déplacements, la TVA n’est pas déductible sauf cas particulier :
- Taxi : TVA non récupérable.
- Train, avion, bus : TVA non récupérable.
Par contre il est possible de récupérer la TVA sur certaines dépenses annexes :
- Parking : TVA récupérable à condition de figurer sur le ticket.
- Péage : TVA récupérable : le ticket de péage tient lieu de justificatif en indiquant l’objet du déplacement.
Pour le carburant les règles de récupération ont beaucoup évolué ces dernières années.
Depuis 2022 que ce soit un véhicule roulant à l’essence ou au gasoil, les règles sont les mêmes : la TVA est récupérable à 80% pour les véhicules de tourisme et à 100% pour les véhicules utilitaires.
