documents-administratifs

Combien de temps conserver ses documents administratifs ?

Par Jean-Luc Javelaud, le 17 avril 2019
3 min.

La durée de conservation des documents est très variable selon les sources juridiques, cela varie généralement de 3 ans à 10 ans.

Le point sur la dématérialisation des documents administratifs

Malgré la dématérialisation croissante des documents administratifs, qui permet de réaliser des gains de place substantiels, il reste néanmoins nécessaire de conserver ses documents administratifs plusieurs années afin de les présenter en cas de litige ou de contrôle.

Documents commerciaux

La durée de conservation des documents commerciaux est fixée par le code de commerce qui fixe les délais de prescription :

L’article L 110-4 fixe à 5 ans, les délais de prescription des contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, des documents bancaires et des documents de transport de marchandises.

L’article L 123-22 fixe à 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable, la durée de conservation des factures clients et fournisseurs.

Documents comptables

La conservation des documents comptables est également prévue par le Code de commerce : article L 123-22. Elle est de 10 ans pour les livres comptables, les justificatifs, les comptes annuels.

Au plan fiscal, la durée de conservation est plus réduite : l’article L102B du livre des procédures fiscales indique que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans »

Malgré une prescription fiscale de 3 ans, il est donc conseillé de conserver au moins 6 ans l’ensemble de ses documents comptables et fiscaux (déclarations d’impôt sur le revenu, d’impôt sur la société, TVA, CFE…).

Quant à la prescription de 10 ans ci-dessus, il n’est pas prévu à proprement parlé de sanction, mais en cas de litige avec un associé ou de fautes de la direction ayant entrainé la fermeture de l’entreprise la responsabilité du dirigeant pourrait être engagée.

Documents relatifs à la paie

Les documents relatifs au traitement des paies doivent être conservés généralement pour une durée plus courte :

  • Bulletins de paie : 5 ans.
  • Registre du personne: 5 ans à partir du départ du salarié.
  • Contrats de travail : 5 ans
  • Déclarations sociales : 3 ans
  • Suivi des horaires des salariés : 1 an (mais conseillé 3 ans).
  • Déclaration accident du travail : 5 ans.

Attention : Soyez vigilant quant à la destruction de vos documents dont la plupart sont confidentiels. Vous pouvez faire appel à des sociétés spécialisées qui pourra s’occuper de leur destruction définitive.

Gagnez du temps : découvrez Mistercompta la comptabilité nouvelle génération qui va automatiser votre comptabilité à 100%.

À propos de l’auteur

Jean-Luc Javelaud
Jean-Luc Javelaud
Expert-comptable
Passionné par les nouvelles technologies et le conseil aux entreprises, Jean-Luc Javelaud a développé son activité sur Internet afin de proposer aux entreprises des solutions économiques accompagnées de conseils à valeur ajoutée.
Cette ressource vous a-t-elle aidé ?

À découvrir également

impots-charges-patronales-sociales

Comment bien gérer les factures clients dans votre EURL ?

La gestion efficace des factures clients est un aspect crucial de la bonne santé financière d'une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Des factures bien gérées permettent d'améliorer la trésorerie, d'assurer le suivi des paiements et de maintenir de bonnes relations avec vos clients. Dans cet article, nous vous présenterons les meilleures pratiques pour bien gérer les factures clients dans votre EURL.
3 min.
choisir-sa-tva

EURL et TVA : tout ce que vous devez savoir

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect qui concerne la plupart des activités commerciales, y compris les EURL (Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée). La TVA impacte à la fois les ventes réalisées par l'EURL et les achats effectués auprès de fournisseurs. Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur la TVA dans votre EURL, y compris son fonctionnement, ses taux, les obligations de déclaration et de paiement, ainsi que les avantages et les contraintes liés à ce régime fiscal.
4 min.
comptabilite-tresorerie

EURL et financement : les solutions de crédit adaptées à votre entreprise

Le financement est un aspect crucial pour le développement et la croissance de votre EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Que ce soit pour lancer votre entreprise, développer de nouveaux projets, ou faire face à des besoins de trésorerie, il est essentiel de disposer des ressources financières nécessaires. Dans cet article, nous vous présenterons les différentes solutions de crédit adaptées à votre EURL pour répondre à vos besoins financiers.
4 min.
inter-entreprise

Établir un business plan solide pour votre EURL

Un business plan solide est un outil essentiel pour la réussite de votre EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Il vous permet de définir vos objectifs, votre stratégie, vos ressources financières, et de planifier vos actions pour atteindre vos ambitions commerciales. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes clés pour établir un business plan efficace pour votre EURL.
3 min.
Pourquoi nous confier votre comptabilité

Votre expert-comptable est toujours là pour vous !

Vous cherchez une solution pour faire votre comptabilité en ligne ou vous songez à externaliser vos finances ? SOCIC est un cabinet comptable qui vous propose une solution logicielle complète disponible directement depuis chez vous et des conseils par nos experts agréés.

En travaillant avec nous, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé avec un collaborateur dédié présent en permanence au cabinet et que vous pouvez joindre à tout moment par mail, téléphone ou tchat : c’est comme vous préférez !

Contactez l’un de nos experts