Combien de temps conserver ses documents administratifs ?
La durée de conservation des documents est très variable selon les sources juridiques, cela varie généralement de 3 ans à 10 ans.
Le point sur la dématérialisation des documents administratifs
Malgré la dématérialisation croissante des documents administratifs, qui permet de réaliser des gains de place substantiels, il reste néanmoins nécessaire de conserver ses documents administratifs plusieurs années afin de les présenter en cas de litige ou de contrôle.
Documents commerciaux
La durée de conservation des documents commerciaux est fixée par le code de commerce qui fixe les délais de prescription :
L’article L 110-4 fixe à 5 ans, les délais de prescription des contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, des documents bancaires et des documents de transport de marchandises.
L’article L 123-22 fixe à 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable, la durée de conservation des factures clients et fournisseurs.
Documents comptables
La conservation des documents comptables est également prévue par le Code de commerce : article L 123-22. Elle est de 10 ans pour les livres comptables, les justificatifs, les comptes annuels.
Au plan fiscal, la durée de conservation est plus réduite : l’article L102B du livre des procédures fiscales indique que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans »
Malgré une prescription fiscale de 3 ans, il est donc conseillé de conserver au moins 6 ans l’ensemble de ses documents comptables et fiscaux (déclarations d’impôt sur le revenu, d’impôt sur la société, TVA, CFE…).
Quant à la prescription de 10 ans ci-dessus, il n’est pas prévu à proprement parlé de sanction, mais en cas de litige avec un associé ou de fautes de la direction ayant entrainé la fermeture de l’entreprise la responsabilité du dirigeant pourrait être engagée.
Documents relatifs à la paie
Les documents relatifs au traitement des paies doivent être conservés généralement pour une durée plus courte :
- Bulletins de paie : 5 ans.
- Registre du personne: 5 ans à partir du départ du salarié.
- Contrats de travail : 5 ans
- Déclarations sociales : 3 ans
- Suivi des horaires des salariés : 1 an (mais conseillé 3 ans).
- Déclaration accident du travail : 5 ans.
Attention : Soyez vigilant quant à la destruction de vos documents dont la plupart sont confidentiels. Vous pouvez faire appel à des sociétés spécialisées qui pourra s’occuper de leur destruction définitive.
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