documents-administratifs

Combien de temps conserver ses documents administratifs ?

Par Jean-Luc Javelaud, le 17 avril 2019
3 min.

La durée de conservation des documents est très variable selon les sources juridiques, cela varie généralement de 3 ans à 10 ans.

Le point sur la dématérialisation des documents administratifs

Malgré la dématérialisation croissante des documents administratifs, qui permet de réaliser des gains de place substantiels, il reste néanmoins nécessaire de conserver ses documents administratifs plusieurs années afin de les présenter en cas de litige ou de contrôle.

Documents commerciaux

La durée de conservation des documents commerciaux est fixée par le code de commerce qui fixe les délais de prescription :

L’article L 110-4 fixe à 5 ans, les délais de prescription des contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, des documents bancaires et des documents de transport de marchandises.

L’article L 123-22 fixe à 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable, la durée de conservation des factures clients et fournisseurs.

Documents comptables

La conservation des documents comptables est également prévue par le Code de commerce : article L 123-22. Elle est de 10 ans pour les livres comptables, les justificatifs, les comptes annuels.

Au plan fiscal, la durée de conservation est plus réduite : l’article L102B du livre des procédures fiscales indique que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans »

Malgré une prescription fiscale de 3 ans, il est donc conseillé de conserver au moins 6 ans l’ensemble de ses documents comptables et fiscaux (déclarations d’impôt sur le revenu, d’impôt sur la société, TVA, CFE…).

Quant à la prescription de 10 ans ci-dessus, il n’est pas prévu à proprement parlé de sanction, mais en cas de litige avec un associé ou de fautes de la direction ayant entrainé la fermeture de l’entreprise la responsabilité du dirigeant pourrait être engagée.

Documents relatifs à la paie

Les documents relatifs au traitement des paies doivent être conservés généralement pour une durée plus courte :

  • Bulletins de paie : 5 ans.
  • Registre du personne: 5 ans à partir du départ du salarié.
  • Contrats de travail : 5 ans
  • Déclarations sociales : 3 ans
  • Suivi des horaires des salariés : 1 an (mais conseillé 3 ans).
  • Déclaration accident du travail : 5 ans.

Attention : Soyez vigilant quant à la destruction de vos documents dont la plupart sont confidentiels. Vous pouvez faire appel à des sociétés spécialisées qui pourra s’occuper de leur destruction définitive.

Gagnez du temps : découvrez Mistercompta la comptabilité nouvelle génération qui va automatiser votre comptabilité à 100%.

À propos de l’auteur

Jean-Luc Javelaud
Jean-Luc Javelaud
Expert-comptable
Passionné par les nouvelles technologies et le conseil aux entreprises, Jean-Luc Javelaud a développé son activité sur Internet afin de proposer aux entreprises des solutions économiques accompagnées de conseils à valeur ajoutée.
Cette ressource vous a-t-elle aidé ?

À découvrir également

bon-outil-comptable-en-ligne

5 fonctionnalités clés d'un bon logiciel de comptabilité en ligne

Un logiciel de comptabilité en ligne doit vous faire gagner du temps et vous renseigner sur la situation financière de votre entreprise, en temps réel. Les logiciels de comptabilité en ligne se sont de plus en plus démocratisés et il peut être difficile de faire un choix compte tenu de l’offre existante. Pour vous aider, nous faisons le point sur les fonctionnalités importantes d’un logiciel de comptabilité.

9 min.
passer-micro-a-societe

Pourquoi et comment passer de micro-entreprise à SASU ?

Vous êtes micro-entrepreneur et vous souhaitez accélérer le développement de votre entreprise en changeant de régime. Le passage du statut de micro-entreprise à celui de société par actions simplifiée unipersonnelle, ou SASU, peut vous permettre de payer moins d'impôts. Quelles sont les démarches, comment s’y prendre ? Voici ce que vous devez savoir pour réussir votre transition.

9 min.
expert-comptable-pas-cher

Expert-comptable pas cher : comment trouver le meilleur ?

Vous recherchez un expert-comptable sans que cela ne vous coûte trop cher ? Pour vous aider à trouver un expert-comptable pas cher, voici 5 questions à vous poser pour trouver un expert-comptable au meilleur coût. L’occasion de faire le point sur vos besoins et priorité pour bien gérer votre entreprise.

9 min.
different-regime-imposition-tva

Comment faire un apport en nature à une société depuis sa micro entreprise ?

Vous souhaitez faire évoluer votre activité de micro-entreprise en société ? C'est possible en faisant un apport en nature. Même si ce n'est pas obligatoire, cela présente de nombreux avantages. Cela vous permettra de payer moins d'impôts. Et cela peut vous aider à avoir plus de financement avec un capital social important. Explications.

12 min.
Pourquoi nous confier votre comptabilité

Votre expert-comptable est toujours là pour vous !

Vous cherchez une solution pour faire votre comptabilité en ligne ou vous songez à externaliser vos finances ? SOCIC est un cabinet comptable qui vous propose une solution logicielle complète disponible directement depuis chez vous et des conseils par nos experts agréés.

En travaillant avec nous, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé avec un collaborateur dédié présent en permanence au cabinet et que vous pouvez joindre à tout moment par mail, téléphone ou tchat : c’est comme vous préférez !

Contactez l’un de nos experts
Votre expert-comptable en ligne est toujours là pour vous