Comment un SIRH aide l'entreprise pour la conformité avec les administrations ?

• Les notifications de rappel
• Les feuilles de temps de travail
• Les plafonds de dépenses et l’archivage des justificatifs à valeur probante
• Les exports personnalisés
• La sécurité des données

Grâce à sa nature, le SIRH permet d’obtenir sous une forme numérique les informations qui seront ultérieurement nécessaires à la comptabilité et à la paie.

Les logiciels RH collectent, organisent et archivent différents types de données liées à l’activité des salariés d’une entreprise : dossier RH, notes de frais, entretiens et objectifs, congés et absences, temps de travail… Ils sécurisent leur transmission aux logiciels de comptabilité et de paie et assurent leur fiabilité tout au long du flux de travail.

Ces outils, et c’est particulièrement le cas des logiciels SaaS, évoluent constamment avec les législations pour répondre aux exigences des différentes administrations (Urssaf, Fisc, Prud’hommes, CNIL, commission européenne…). Passons en revue quelques fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à rester en conformité.

Les notifications de rappel

L’un des atouts d’un SIRH est la possibilité de programmer des notifications de rappel. Un salarié a déclaré un arrêt de travail ? Un email lui est automatiquement envoyé pour récolter son justificatif. Un collaborateur a plus de deux ans d’ancienneté et doit faire son entretien professionnel obligatoire ? Le service RH, son manager et le salarié concernés seront alertés de l’échéance pour préparer les éléments nécessaires à la réalisation de l’entretien…

Le SIRH permet ainsi de ne rien oublier, que cela soit une échéance légale ou la collecte d’un justificatif qui pourrait être demandé par les administrations.

Les feuilles de temps de travail

Selon l’article D. 3171-8 du Code du travail, chaque employeur « est tenu d’établir un décompte individuel quotidien et hebdomadaire de la durée du travail effectuée par chaque salarié ». Si l’utilisation de registres manuels, badgeuses ou fichiers Excel est parfois préférée par les entreprises, le SIRH apporte dans ce cas spécifique un confort sans commune mesure pour tous les collaborateurs, qu’ils soient mobiles ou non. Chaque salarié peut ainsi remplir ses feuilles de temps à tout moment et sera notifié en cas de retard ou d’oubli. Les temps de travail sont ensuite transmis aux managers pour vérification puis archivés automatiquement.

Les plafonds de dépenses et l’archivage des justificatifs à valeur probante

Lors de ses contrôles, l’Urssaf s’intéresse particulièrement au montant des notes de frais ou au remboursement des frais kilométriques afin de vérifier le contexte professionnel des dépenses. Avec un SIRH, il est par exemple possible de créer des plafonds de remboursement correspondant aux montants des barèmes administratifs, ou encore d’archiver automatiquement les justificatifs des frais engagés par les salariés en cas de contrôle.

Les exports personnalisés

Un SIRH est conçu pour communiquer avec différents outils. Certains éditeurs proposent par exemple d’exporter les données collectées par le SIRH sous un format reconnu par un logiciel de paie ou de comptabilité. Ces exports personnalisables permettent d’éviter des ressaisies et de limiter les risques d’erreurs qui pourraient provoquer des redressements ou sanctions.

La sécurité des données

Les éditeurs de solutions RH ont conçus leurs logiciels pour respecter également les exigences de la RGPD en termes de confidentialité et de sécurité des données. Les administrateurs peuvent limiter les accès à certaines informations. Chaque utilisateur possède des identifiants uniques et personnalisables pour accéder à son compte personnel. Enfin, les données collectées sont stockées sur des serveurs sécurisés et régulièrement testés.