sirh-ressources-humaines

Comment un SIRH aide l'entreprise pour la conformité avec les administrations ?

Par Jean-Luc Javelaud, le 31 mars 2020
3 min.

Un Système d’Information de Ressources Humaines, ou SIRH, a pour objectif d’automatiser les processus de gestion des ressources humaines.

Grâce à sa nature, le SIRH permet d’obtenir sous une forme numérique les informations qui seront ultérieurement nécessaires à la comptabilité et à la paie.

Les logiciels RH collectent, organisent et archivent différents types de données liées à l’activité des salariés d’une entreprise : dossier RH, notes de frais, entretiens et objectifs, congés et absences, temps de travail… Ils sécurisent leur transmission aux logiciels de comptabilité et de paie et assurent leur fiabilité tout au long du flux de travail.

Ces outils, et c’est particulièrement le cas des logiciels SaaS, évoluent constamment avec les législations pour répondre aux exigences des différentes administrations (Urssaf, Fisc, Prud’hommes, CNIL, commission européenne…). Passons en revue quelques fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à rester en conformité.

Les notifications de rappel

L’un des atouts d’un SIRH est la possibilité de programmer des notifications de rappel. Un salarié a déclaré un arrêt de travail ? Un email lui est automatiquement envoyé pour récolter son justificatif. Un collaborateur a plus de deux ans d’ancienneté et doit faire son entretien professionnel obligatoire ? Le service RH, son manager et le salarié concernés seront alertés de l’échéance pour préparer les éléments nécessaires à la réalisation de l’entretien…

Le SIRH permet ainsi de ne rien oublier, que cela soit une échéance légale ou la collecte d’un justificatif qui pourrait être demandé par les administrations.

Les feuilles de temps de travail

Selon l’article D. 3171-8 du Code du travail, chaque employeur « est tenu d’établir un décompte individuel quotidien et hebdomadaire de la durée du travail effectuée par chaque salarié ». Si l’utilisation de registres manuels, badgeuses ou fichiers Excel est parfois préférée par les entreprises, le SIRH apporte dans ce cas spécifique un confort sans commune mesure pour tous les collaborateurs, qu’ils soient mobiles ou non. Chaque salarié peut ainsi remplir ses feuilles de temps à tout moment et sera notifié en cas de retard ou d’oubli. Les temps de travail sont ensuite transmis aux managers pour vérification puis archivés automatiquement.

Les plafonds de dépenses et l’archivage des justificatifs à valeur probante

Lors de ses contrôles, l’Urssaf s’intéresse particulièrement au montant des notes de frais ou au remboursement des frais kilométriques afin de vérifier le contexte professionnel des dépenses. Avec un SIRH, il est par exemple possible de créer des plafonds de remboursement correspondant aux montants des barèmes administratifs, ou encore d’archiver automatiquement les justificatifs des frais engagés par les salariés en cas de contrôle.

Les exports personnalisés

Un SIRH est conçu pour communiquer avec différents outils. Certains éditeurs proposent par exemple d’exporter les données collectées par le SIRH sous un format reconnu par un logiciel de paie ou de comptabilité. Ces exports personnalisables permettent d’éviter des ressaisies et de limiter les risques d’erreurs qui pourraient provoquer des redressements ou sanctions.

La sécurité des données

Les éditeurs de solutions RH ont conçus leurs logiciels pour respecter également les exigences de la RGPD en termes de confidentialité et de sécurité des données. Les administrateurs peuvent limiter les accès à certaines informations. Chaque utilisateur possède des identifiants uniques et personnalisables pour accéder à son compte personnel. Enfin, les données collectées sont stockées sur des serveurs sécurisés et régulièrement testés.

À propos de l’auteur

Jean-Luc Javelaud
Jean-Luc Javelaud
Expert-comptable
Passionné par les nouvelles technologies et le conseil aux entreprises, Jean-Luc Javelaud a développé son activité sur Internet afin de proposer aux entreprises des solutions économiques accompagnées de conseils à valeur ajoutée.
Cette ressource vous a-t-elle aidé ?

À découvrir également

impots-charges-patronales-sociales

Comment bien gérer les factures clients dans votre EURL ?

La gestion efficace des factures clients est un aspect crucial de la bonne santé financière d'une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Des factures bien gérées permettent d'améliorer la trésorerie, d'assurer le suivi des paiements et de maintenir de bonnes relations avec vos clients. Dans cet article, nous vous présenterons les meilleures pratiques pour bien gérer les factures clients dans votre EURL.
3 min.
choisir-sa-tva

EURL et TVA : tout ce que vous devez savoir

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect qui concerne la plupart des activités commerciales, y compris les EURL (Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée). La TVA impacte à la fois les ventes réalisées par l'EURL et les achats effectués auprès de fournisseurs. Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur la TVA dans votre EURL, y compris son fonctionnement, ses taux, les obligations de déclaration et de paiement, ainsi que les avantages et les contraintes liés à ce régime fiscal.
4 min.
comptabilite-tresorerie

EURL et financement : les solutions de crédit adaptées à votre entreprise

Le financement est un aspect crucial pour le développement et la croissance de votre EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Que ce soit pour lancer votre entreprise, développer de nouveaux projets, ou faire face à des besoins de trésorerie, il est essentiel de disposer des ressources financières nécessaires. Dans cet article, nous vous présenterons les différentes solutions de crédit adaptées à votre EURL pour répondre à vos besoins financiers.
4 min.
inter-entreprise

Établir un business plan solide pour votre EURL

Un business plan solide est un outil essentiel pour la réussite de votre EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Il vous permet de définir vos objectifs, votre stratégie, vos ressources financières, et de planifier vos actions pour atteindre vos ambitions commerciales. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes clés pour établir un business plan efficace pour votre EURL.
3 min.
Pourquoi nous confier votre comptabilité

Votre expert-comptable est toujours là pour vous !

Vous cherchez une solution pour faire votre comptabilité en ligne ou vous songez à externaliser vos finances ? SOCIC est un cabinet comptable qui vous propose une solution logicielle complète disponible directement depuis chez vous et des conseils par nos experts agréés.

En travaillant avec nous, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé avec un collaborateur dédié présent en permanence au cabinet et que vous pouvez joindre à tout moment par mail, téléphone ou tchat : c’est comme vous préférez !

Contactez l’un de nos experts