5 fonctionnalités clés d'un bon logiciel de comptabilité en ligne
Un logiciel de comptabilité en ligne doit vous faire gagner du temps et vous renseigner sur la situation financière de votre entreprise, en temps réel. Les logiciels de comptabilité en ligne se sont de plus en plus démocratisés et il peut être difficile de faire un choix compte tenu de l’offre existante. Pour vous aider, nous faisons le point sur les fonctionnalités importantes d’un logiciel de comptabilité.
5 fonctionnalités essentielles d’un logiciel comptable digitalisé
Avant toute chose, sachez que le meilleur outil comptable en ligne n’est pas nécessairement le plus cher, mais surtout celui qui répondra au mieux à vos besoins. Certaines fonctionnalités sont néanmoins indispensables et doivent être proposées par un logiciel de comptabilité.
1. Suivi de trésorerie
Un outil comptable doit vous permettre de suivre l’évolution de votre trésorerie en temps réel tout comme votre banque. Il est essentiel d’avoir une vision fiable de vos journaux de banque avec la classification précise de chaque mouvement bancaire (compte, pièce, entrée, sortie selon la nature de l’opération, libellé, etc.).
2. Suivi de votre activité en temps réel
Une fois l’intégration et le classement de vos mouvements bancaires effectués, un logiciel de comptabilité doit faciliter le suivi de votre gestion au quotidien. Il vous permet d’avoir une vision réaliste de l’état de vos comptes à l’instant T. En suivant ainsi les recettes et les dépenses réalisées par vos collaborateurs, vous avez une photographie en temps réel de vos finances. Un outil indispensable pour piloter la stratégie financière de votre activité !
3. Devis et facturation
Le logiciel doit vous permettre d’émettre des devis et des factures simplement afin de vous faire payer dans les meilleurs délais.
4. Sauvegarde et accessibilité
La tenue de votre gestion comptable en ligne vous permettra d’y accéder à tout moment sans souci de sauvegarde ! Avec une simple connexion internet, vous pouvez consulter vos données avec votre smartphone ou depuis n’importe quel ordinateur.
5. Travail collaboratif
Un logiciel de comptabilité doit vous permettre de travailler à plusieurs. Les saisies peuvent se faire simultanément par vos collaborateurs. Autre intérêt de cet outil comptable en ligne collaboratif : votre expert-comptable peut accéder à distance à vos données. Plus de classeurs à envoyer, il peut récupérer vos documents de comptabilité à distance et intervenir rapidement en cas de problème.
Les autres facteurs de choix
D’autres éléments peuvent également entrer en jeu dans le choix d’un outil comptable en ligne comme le budget, le système d’exploitation utilisée ou encore votre utilisation.
Votre budget
L’investissement pour un outil comptable en ligne se matérialise le plus souvent par un abonnement mensuel qu’il est relativement aisé d’intégrer dans son budget. Vous n’avez pas besoin de vous acquitter d’une somme conséquente pour utiliser les services utiles à la gestion comptable. En effet, un logiciel SaaS en ligne avec abonnement reste tout à fait abordable et évite de mettre en danger l’équilibre budgétaire de son entreprise.
À l’inverse, l’utilisation d’un logiciel traditionnel de gestion commerciale entraîne une dépense conséquente, car cela requiert, la plupart du temps, de payer une licence qui reste très chère. De plus, lorsque vous achetez un logiciel de comptabilité, vous n’avez généralement pas accès aux réglementations qui peuvent apparaître par la suite. Il sera donc nécessaire d’acquérir une nouvelle version. L’outil comptable en ligne inclut les mises à jour, qui se font automatiquement, comme nous l’avons indiqué précédemment. Il vous suffit donc de régler votre abonnement mensuel.
Pourquoi utiliser un outil comptable en ligne ?
Dans un premier temps, il est important de différencier un logiciel en ligne d’un logiciel traditionnel. Comme son nom l’indique, un logiciel en ligne va fonctionner en étant connecté à internet à la différence d’un logiciel de comptabilité traditionnel qui s’installe sur votre ordinateur. Vos données sont stockées sur un serveur sécurisé ou « cloud » accessible à la demande depuis n’importe quel support informatique. Si vous entendez parler de logiciel en SAAS sachez qu’il s’agit tout simplement du logiciel de gestion en ligne.
Cette solution de gestion comptable en ligne est particulièrement appréciée et permet de réaliser de multiples démarches. En effet, outre la tenue de comptabilité avec la facturation de vos ventes ou l’établissement de votre bilan, les fonctionnalités des logiciels comptables sont nombreuses et variées. Il peut s’agir notamment de :
- L’édition de tableaux de bord ou de budgets de trésorerie ;
- La souscription aux déclarations fiscales : déclaration de TVA, déclarations de résultats ;
- La réalisation d’opérations liées à la rémunération des employés comme la production de bulletin de paie ou la déclaration des charges sociales ;
- La gestion des immobilisations ;
- La création des devis, etc.
Avec des possibilités aussi larges, il est généralement recommandé de définir les fonctions que l’outil de gestion comptable devra proposer. Un conseil utile pour ne pas s’orienter vers un logiciel non adapté et trop coûteux ! À l’inverse, sachez qu’un logiciel sous-dimensionné et ne disposant pas des fonctionnalités nécessaires à votre entreprise peut tout autant vous porter préjudice. La flexibilité de cet outil de comptabilité en ligne est un atout indéniable pour le pilotage de son activité qui présente également d’autres avantages.
Plus de simplicité
Un logiciel de comptabilité en ligne est généralement choisi pour sa simplicité. Sachez en effet qu’en se tournant vers cette solution :
- Seul une connexion à Internet et un navigateur suffisent ;
- Pas d’installation de logiciel nécessaire sur votre ordinateur ;
- Aucune mise à jour n’est requise, elles se font automatiquement et sont incluses dans la licence.
L’avantage de cet outil comptable en ligne est en effet sa simplicité d’utilisation. En cas de panne d’ordinateur ou de problème sur le serveur de votre entreprise, vos données ne sont pas perdues puisqu’elles auront été stockées sur le Cloud en ligne. Par ailleurs, vous avez accès à tout moment à vos documents en ligne. Ainsi, vous pouvez consulter rapidement l’ensemble de votre comptabilité dès que vous le souhaitez comme vos devis, vos factures fournisseurs ou clients ou encore vos notes de frais ou comptes annuels.
Développer son activité
Acquérir un outil de gestion comptable en ligne offre un gain de temps considérable. En effet, en optimisant l’ensemble de vos tâches comptables, vous êtes libre de vous consacrer pleinement au développement de votre activité. Par ailleurs, les fonctionnalités de l’outil de gestion simplifient l’ampleur de vos travaux de comptabilité. En effet, tout se trouve directement dans vos tableaux de bord, plus besoin de saisies manuelles ! Il est d’ailleurs tout à fait possible de créer des modèles d’enregistrements comptables lorsque vous avez des activités et des mouvements comptables récurrents.
Suivre ses dépenses
Un autre intérêt non négligeable à l’utilisation d’un logiciel de gestion comptable est d’assurer une meilleure gestion des dépenses. Avec le suivi en temps réel des données, vous améliorez le suivi de vos différents postes, y compris celui du client (retards de paiement, recouvrement de créances, relances automatiques, etc.).
Sécuriser et centraliser ses données
Si vous pensez que vos données ne sont pas en sécurité avec un outil de gestion comptable en ligne, détrompez-vous ! Un hébergeur est même plus fiable que votre ordinateur. Vos données ne sont pas perdues même si votre entreprise est touchée par un incendie, cambriolage, etc. Si les data center ne sont néanmoins pas à l’abri d’un dommage, le risque est moindre et tout est mis en œuvre pour la sécurisation de vos données. N’oubliez pas que les hébergeurs de logiciel de comptabilité en ligne bénéficient de moyens financiers conséquents pour assurer le stockage et la sécurité de vos données. C’est leur mission première !
Mieux communiquer avec son expert-comptable
Avec un logiciel de gestion en ligne, il est possible de collaborer à plusieurs. Des experts-comptables peuvent être présents dans vos l’ensemble de vos démarches sur l’outil comptable. Vous pouvez en effet faire appel à un expert-comptable en ligne pour vous accompagner dans l’ensemble de vos décisions stratégiques. Celui-ci aura ainsi accès à toutes vos données comptables en temps réel sans avoir à se déplacer. Des mises à jour sont également effectuées régulièrement de façon automatique pour améliorer les performances du logiciel de gestion comptable et faciliter son utilisation.
Votre système d’exploitation
Avant de choisir un outil comptable en ligne, sachez qu’il faut être vigilant en fonction de votre système d’exploitation. MAC ou PC un logiciel comptable doit pouvoir fonctionner sur les deux systèmes. Toutefois, certains peuvent ne pas être disponibles sur l’un ou l’autre des systèmes. Aussi, n’hésitez pas à prendre un peu de temps pour vous assurer que la solution est adaptée.
Votre utilisation
Un logiciel de comptabilité doit correspondre à votre utilisation et à vos besoins, on ne le répétera jamais assez ! Ne choisissez donc pas votre outil en fonction seulement des classements ou des offres promotionnelles. Un logiciel en ligne offre une solution plus souple d’accès avec la possibilité d’être utilisée par plusieurs personnes depuis différents postes. L’accès aux données stockées sur le cloud se fait depuis n’importe quel appareil connecté. Toutefois, vous pouvez tout à fait préférer un outil de comptabilité traditionnel accessible depuis un seul poste. C’est une question à laquelle vous devez répondre sans empressement, après avoir défini au préalable les fonctionnalités dont vous avez besoin.
SOCIC : votre expert-comptable en ligne dédié
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de comptabilité en ligne qui vous permettent de gagner du temps sur votre gestion d’entreprise. Ces outils comptables en ligne sont très pratiques pour les dirigeants et entrepreneurs qui cherchent à gagner du temps et simplifier la gestion de leur comptabilité.
Notre cabinet d’expertise comptable, SOCIC, vous propose une plateforme de pré-comptabilité disponible directement depuis chez vous. Avec Mergin, découvrez un outil de comptabilité en ligne simple et adaptable. Ce logiciel en ligne vous offre une solution complète et ludique qui permet d’automatiser votre comptabilité. Son utilisation est simple et l’interface conviviale. Il suffit de paramétrer la solution en fonction de vos besoins.
Les tableaux de bord sont également personnalisables pour faciliter le contrôle de vos données d’activité. Mergin s’adapte facilement quelle que soit votre structure, votre activité ou régime de TVA et vous permet d’optimiser le pilotage de votre activité. En résumé, un logiciel intelligent qui vous permet d’établir vos bilans comptables rapidement sans avoir besoin de connaissance comptable particulière ! Afin de choisir l’outil comptable correspondant à vos besoins de gestion n’hésitez pas à solliciter l’avis de votre expert-comptable.
En travaillant avec SOCIC, vous faites le choix d’un accompagnement sur-mesure avec un collaborateur dédié présent en permanence au cabinet. Nous sommes soucieux d’offrir à nos clients des prestations de qualité au meilleur prix et un accompagnement au plus près de vos besoins. Aussi, vous pouvez nous joindre à tout moment par mail, téléphone ou tchat : c’est comme vous préférez !
