Se faire rembourser les frais de repas par son entreprise
En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous faire rembourser vos frais de repas par votre entreprise . On vous explique comment il faut procéder et quelles sont les conditions à respecter.
Il convient de distinguer tout d’abord la nature des frais : déplacements professionnels, repas d’affaires, repas quotidien.
Vous partez en déplacement et souhaitez vous faire rembourser vos frais de repas ?
👉 Les frais de repas que vous engagez lors de vos déplacements professionnels (séminaires, congés, …) peuvent être remboursés, à condition que le montant soit raisonnable et justifié.
Attention, il faut indiquer le nom de votre entreprise sur la note pour pouvoir récupérer la TVA.
👉 Les repas d’affaires correspondent à l’invitation de clients ou de relations commerciales, ils suivent le même régime et peuvent être pris en charge par la société à condition de démontrer l’intérêt professionnel de l’invitation. La dépense doit également être justifiée et il est conseillé d’indiquer sur la note le nom du client invité pour justifier du caractère professionnel de la dépense.
👉 Les repas quotidiens ou encore appelés par l’administration fiscale « Frais supplémentaires de repas ». Pour ce cas, les règles de déduction sont beaucoup plus complexes.
Si votre société est soumise à l’IS, les repas quotidiens ne peuvent pas être pris en charge par votre entreprise. Vous pourrez seulement les déduire de votre impôt sur le revenu si, vous renoncez à l’abattement forfaitaire de 10% et que vous optez pour les frais réels. Attention, il vous faudra conserver tous vos justificatifs.
Si votre entreprise est soumise à l’IR, vous pouvez les déduire sous certaines conditions :
L’éloignement entre votre domicile et votre lieu de travail doit être raisonnable. Selon l’Administration : “Ces frais sont en effet considérés comme professionnels par nature s’ils sont justifiés par un éloignement normal entre le domicile et le lieu de travail. En effet, l’éloignement doit être suffisamment important pour motiver la prise de repas hors du domicile, mais néanmoins limité afin de ne pas être interprété comme résultant de la seule volonté du contribuable et qualifié de dépense personnelle non déductible.
Pour l’appréciation du caractère normal de la distance, il est notamment tenu compte de l’étendue et de la configuration de l’agglomération où se trouve le domicile du contribuable et des lieux d’exercice de l’activité.
Ainsi la nature même de l’activité exercée (activité obligeant à de fréquentes interventions sur le terrain ou dans d’autres entreprises par exemple) et de l’implantation de la clientèle*, lesquelles peuvent nécessiter des déplacements au-delà des limites de l’agglomération où se situe le domicile du contribuable.*
Il peut également être tenu compte des horaires de travail du contribuable (horaires d’ouverture et de fermeture du magasin le midi par exemple).“
Ensuite, les frais de repas ne sont déductibles que dans une certaine limite : le plafond pris en compte est de 19.40€ pour 2022 auquel il convient de déduire le « coût théorique » d’un repas pris à son domicile qui est fixé à 5€ euros actuellement. Par conséquent, un travailleur indépendant pourra déduire de son résultat imposable que 14.40€ maximum de frais de repas par jour.
👍 Exemple : vous déjeunez pour 15 euros. Votre entreprise peut prendre à sa charge 14.40 euros (19.40-5) le reste étant considéré comme une dépense personnelle.
🚨 À noter : pour les dirigeants d’entreprise le remboursement de frais de repas sous forme d’allocation forfaitaire n’est pas prévu contrairement aux salariés pour lesquels différentes options sont prévues et que nous aborderons sur un prochain article.
