Notes de frais : plus besoin de les conserver ?
C’était attendu depuis longtemps : la possibilité de ne plus avoir à conserver ses justificatifs originaux de note de frais pour les produire en cas de contrôle.
Numérisation des notes de frais
Ce que dit la loi :
Si en matière fiscale, cette possibilité était admise depuis 2017, il n’en était pas de même pour l’URSSAF.
Par un arrêté publié le 23 mai 2019 : (Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale) l’Urssaf valide la possibilité d’archiver numériquement ses pièces justificatives.
L’archivage numérique doit néanmoins respecter un certain nombre de règles. À défaut l’Administration pourra vous demander de produire les originaux.
Les règles à respecter :
Pour cela l’URSSAF renvoi aux règles fiscales de l’article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales, à savoir :
- Reproduction à l’identique du document y compris les couleurs.
- Absence de perte de qualité liée à la compression.
- Interdiction de retraiter l’image.
- Format PDF.
- Signature électronique fondée sur un certificat conforme
- Horodatage
- Archivage sur un serveur RGS
Comme on le voit, les règles à respecter restent assez strictes et complexes à mettre en œuvre.
Si elles peuvent s’adapter aux grandes structures qui ont les moyens de mettre en place des processus adaptés au traitement et à la sécurité des données, il n’en est pas de même des petites entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires.
Nos conseils :
Nous vous conseillons donc de continuer de conserver vos justificatifs originaux afin de ne pas être mis en difficultés en cas de contrôle fiscal ou de l’URSSAF.
Informations Supplémentaire
Solutions comptabilité en ligne : en savoir plus ici
Créer son entreprise : en savoir plus ici.
