Le prorata de TVA : comment ça marche concrètement ?
Le prorata de TVA permet aux entreprises qui ne facturent pas la TVA à tous leurs clients, de récupérer une partie de la TVA qu’elles payent à leurs fournisseurs. Le prorata de TVA concerne donc seulement les entreprises qui ont à la fois des activités soumises et des activités non soumises à TVA (par exemple le conseil et la formation professionnelle continue). Nos experts-comptables vous expliquent comment le mettre en place facilement.
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Que se passe-t-il si le prorata de TVA évolue dans le temps ?
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Nos conseils pour gérer concrètement et simplement votre prorata de TVA
Si votre entreprise ne facture pas la TVA à tous ses clients, vous ne pouvez pas récupérer l’intégralité de la TVA payée sur vos dépenses. Seulement sur une partie. La portion de TVA récupérable se détermine en fonction de la portion de chiffre d’affaires soumis à TVA. C’est ce qu’on appelle le prorata de TVA.
Qu’est-ce que le prorata de TVA ?
Le prorata de TVA désigne le coefficient qui permet de calculer la quote-part de TVA qu’une entreprise peut récupérer sur certaines dépenses, même si elle ne facture pas la TVA à tous ses clients.
Ce ratio, appelé coefficient de déduction, détermine la quote-part de TVA déductible sur les achats, sur base de la part de chiffre d’affaires soumis à TVA.
Dès lors qu’une société exerce deux activités dont l’une est soumise à TVA et l’autre ne l’est pas, elle doit mettre en place un suivi comptable appelé secteurs distincts d’activité au sein de la comptabilité. Il permettra de faciliter le calcul du coefficient de déduction.
Le prorata de TVA se détermine de façon provisoire en début d’année. Il est appliqué lors de l’acquisition d’un bien ou d’un service en cours d’année. Il fait l’objet d’une régularisation avant le 25 avril de l’année suivante.
Comment calculer son prorata de TVA ?
Ce qu’on appelle le « prorata de TVA » s’appelle en fait le “coefficient de déduction de TVA (voir l’article 206 de l’annexe II du code général des impôts (CGI) :
Prorata de TVA = Coefficient de Taxation X Coefficient d’Assujetissement X Coefficient d’Admission
Le coefficient de taxation (c’est le coefficient le plus important)
Le coefficient de taxation correspond au pourcentage de chiffre d’affaires soumis à TVA.
Le coefficient forfaitaire unique se détermine en divisant le montant du chiffre d’affaires annuel soumis à TVA par le montant du chiffre d’affaires annuel total.
Dans la pratique un coefficient forfaitaire unique est défini pour chaque année civile.
Exemple : Une entreprise réalise un chiffre d’affaires de 300 000 euros. Il se compose de 250 000 euros de chiffre d’affaires soumis à TVA et d’opérations exonérées pour 50 000 euros. Le coefficient de taxation sera égal à 250 000/300 000, soit 0,83.
Le coefficient d’assujettissement (souvent égal à 100%)
Le coefficient d’assujettissement correspond à la proportion d’utilisation d’un bien ou service dans le cadre d’opérations situées dans le champ d’application de la TVA, par rapport à l’usage qui en est fait pour des besoins privés.
La responsabilité du calcul du coefficient d’assujettissement relève uniquement de l’entreprise, elle se charge de procéder à son affectation dès l’acquisition, l’importation ou la première utilisation d’un bien ou service.
Dans le cas d’un bien :
- destiné à être affecté exclusivement à des opérations non imposables à la TVA, le coefficient d’assujettissement est de 0 ;
- strictement employé pour l’exécution d’opérations qui entrent dans le champ d’application de la TVA, même si elles sont exonérées, le coefficient d’assujettissement est de 1 ;
- acquis pour effectuer des opérations mixtes impose le calcul d’un prorata de TVA.
Exemple : Une société procède à l’acquisition d’un bureau de 100 m². Elle destine 25 m² à la réalisation d’opérations imposables et 75 m² pour des opérations non imposables. Le coefficient d’assujettissement sera égal à 75/100, soit 0,75.
Mais dans la plupart des cas, il est égal à 100%.
Le coefficient d’admission (souvent égal à 100%)
Le coefficient d’admission se base sur la réglementation en vigueur. L’existence de dispositifs particuliers limite la déduction de la TVA sur certains biens ou services, même s’ils sont affectés à des opérations imposables.
Par exemple, le coefficient d’admission pour le calcul du prorata de TVA est égal à 0 pour :
- l’acquisition de moyens de transport ;
- un bien utilisé à plus de 90 % à des fins privées ;
- l’essence, tandis qu’il s’élève à 0,8 pour le gazole ;
- les dépenses de fourniture de logement pour les dirigeants ou les employés, etc.
Que se passe-t-il si le prorata de TVA évolue dans le temps ?
Si le prorata de TVA évolue dans le temps parce que la part de chiffre d’affaires soumis à TVA augemente ou diminue, l’entreprise peut/va devoir reverser ou récupérer une partie de sa TVA déjà déduite en opérant une régularisation.
La régularsisation ne concerne que la TVA déductible, jamais la TVA collectée bien sûr.
L’article 207 de l’annexe II du CGI distingue deux types de régularisations : annuelles et globales.
La régularisation annuelle
Pour déterminer si une régularisation annuelle s’avère obligatoire, il faut calculer un nouveau ratio : le coefficient de référence. Ce dernier correspond au produit du coefficient d’assujettissement et du coefficient de taxation, qui sont les seuls à changer d’une année sur l’autre. Le principe de régularisation annuelle ne s’applique qu’aux immobilisations.
Dès lors que le coefficient de référence fluctue de plus de 10 % entre l’année en cours et l’année d’acquisition ou de mise en service, il faut procéder à un ajustement. Cette variation doit être pondérée sur 5 ans ou sur 20 ans en fonction du type d’immobilisation.
La régularisation prend la forme :
- d’une déduction complémentaire lorsque le prorata de TVA de l’année excède le coefficient de déduction de référence ;
- d’un reversement dans le cas contraire.
Exemple : Une entreprise, qui exerce une activité assujettie de conseil en marketing et une activité exonérée de formation continue, réalise l’acquisition de deux ordinateurs portables pour l’ensemble de ses activités. Cet achat entraîne le paiement de 450 euros de TVA.
Ses coefficients de référence sont les suivants :
- 35 % pour l’année N ;
- 50 % pour l’année N+1 ;
- 42 % pour l’année N+2.
La différence entre l’année N et l’année N+1 excède 10 %, par conséquent la société bénéficie d’un complément de déduction. Son montant sera de : 450 x (0,5 – 0,35) / 5, soit 13,50 euros.
La variation entre l’année N et l’année N+2 ne dépasse pas 10 %, aucune régularisation n’est requise.
La régularisation globale
S’il se produit des événements qui entraînent une modification d’un des coefficients du prorata de TVA, l’entreprise doit procéder à une régularisation globale. À l’inverse de la régularisation annuelle, celle-ci s’effectue une seule fois et elle s’applique aussi bien aux immobilisations qu’aux stocks.
Pour les biens et services
Dans des cas plus rares, l’évolution de l’utilisation d’un bien ou la survenance de certains événements entraînent une modification du prorata de TVA appliqué au stock. Ce changement requiert une régularisation immédiate, quelle que soit la date à laquelle il se produit.
La consommation de biens ou services pour une opération qui n’ouvre pas droit à déduction, et pour lesquels de la TVA avait été déduite initialement, engendre un ajustement. Par exemple, la cession gratuite de marchandises n’est pas imposable à la TVA, car il s’agit d’une opération à titre gratuit. L’absence de TVA collectée retire le droit de la récupérer sur les achats.
À l’inverse, si le bien stocké sert à effectuer des opérations qui ouvrent droit à déduction alors qu’il avait été acquis uniquement pour réaliser des opérations exonérées, ce changement d’utilisation modifie le coefficient de taxation. Ce dernier n’étant plus nul, une fraction de la taxe initiale peut être déduite conformément au nouveau coefficient de déduction.
En revanche, si les marchandises disparaissent avant d’avoir été consommées, comme lors d’un vol ou d’une destruction, l’entreprise est exemptée de régularisation si elle fournit la preuve du sinistre. Cette dernière s’apporte par un dépôt de plainte auprès des autorités ou via une déclaration auprès de son assureur.
Pour les immobilisations
Dès lors que les délais de régularisation pour les immobilisations expirent, la déduction est acquise définitivement. En revanche, une régularisation s’impose si les faits suivants se produisent à l’intérieur des délais :
- cession ou apport non soumis à la TVA sur le montant total, la valeur totale ou la marge ;
- cession ou apport soumis à la TVA sur le prix total, la valeur totale ou la marge ;
- transfert entre secteurs d’activités distincts ;
- modification législative ou réglementaire des règles d’exclusion du droit à déduction ;
- biens devenant utilisés pour des opérations qui ouvrent droit à déduction ;
- biens cessant d’être utilisés pour des opérations qui ouvrent droit à déduction.
Nos conseils pour gérer concrètement et simplement votre prorata de TVA
La réglementation concernant le prorata de TVA est plus complexe à lire qu’à mettre en pratique.
Concrètement, pour mettre en place le « prorata de TVA » dans votre entreprise, vous devez :
- Identifier les dépenses qui concerne le secteur « soumis à TVA » (par exemple toutes les dépenses qui ne concene que votre activité de conseil) et récupérer 100% de la TVA sur les dépenses de ce secteur.
- Identifier les dépenses qui concenent le secteur « exonéré de TVA » (par exemple les frais de location de salle de vos formations exonérées de TVA) sur lesquelles vous récupérerez 0% de TVA.
- Identifier les dépenses mixtes, qui concenent toutes les activités soumises et non soumises à TVA (par exemple les honoraires de votre expert-comptable) sur lesquelles vous appliquerez votre prorta provisoire de TVA pour récupérer la TVA payée sur ces dépenses (par exemple 80%).
Au moment de faire votre déclaration de TVA (annuelle ou mensuelle), vous rassemblez vos dépenses dans chacune de ces trois catégories et vous récupérez, totalement, partiellement ou pas du tout la TVA payée sur ces dépenses.
Au moment du bilan, vous calculez votre prortata de TVA définitif de l’exercice passé. Vous utilisez ce prorata commme prorata provisoire pour l’exercice à venir. Tout simplement.
Normalement votre expert comptable maitrise l’exercice et gère le calcul et la partie déclarative pour vous. Votre seul travail consiste à lui indiquer dans quel secteur mettre chaque dépense.
