Les 10 bonnes astuces de la comptabilité
Les meilleures pratiques pour bien gérer votre entreprise et avoir une comptabilité bien tenue. Gagnez du temps dans les traitements administratifs et automatisez les processus.
La comptabilité : une affaire d’experts ? Pas forcément…
La comptabilité existe depuis la nuit des temps. À l’antiquité déjà nous retrouvons des tables sur argiles qui permettaient de suivre les échanges financiers réalisés entre les individus. https://journals.openedition.org/comptabilites/1435
Celle-ci a connu par la suite un saut majeur avec l’invention de la « partie double » par Luca Pacioli qui va devenir la norme que nous connaissons actuellement.
Nous sommes pour notre part convaincu que celle-ci doit rester accessible au plus grand nombre, le chef d’entreprise doit pouvoir comprendre ses comptes pour pouvoir prendre les décisions stratégiques nécessaires. La comptabilité ne doit pas être réservée à des « sachants » mais être un véritable outil de gestion et de pilotage de l’entreprise.
Pour cela voici quelques astuces pour avoir une comptabilité performante.
Utiliser un logiciel de comptabilité connecté
Grace aux nouvelles technologies vous pouvez utiliser un logiciel connecté avec votre expert-comptable. Que vous saisissiez vous-même votre comptabilité ou que celle-ci soit externalisée vous pouvez suivre à tout moment votre dossier et être accompagné en direct par votre expert-comptable grâce à un accès partagé.
La gestion de vos factures et notes de frais
Conserver précieusement vos justificatifs : en cas de contrôle fiscaux et sociaux il pourront vous être demandés. Bon à savoir : il n’y a jusqu’à ce jour aucune obligation de scanner (ou de photographier) vos justificatifs de dépenses pour les attacher à vos lignes bancaires. Si vous pensez que cela vous prend du temps vous pouvez vous en dispenser.
Prendre les bonnes options
Il existe en matière comptables mais aussi fiscales de nombre options qui vont avoir un impact sur le résultat et la situation financière de votre entreprise. N’hésitez pas à consulter votre expert-comptable pour être conseillé. En tout état de cause discutez avec lui avant l’établissement de votre bilan définitif des possibilité qui vous sont offertes.
Choisir entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement
La comptabilité de trésorerie connait actuellement un engouement important grâce notamment aux avancées technologiques (synchronisations bancaires) mais également juridiques et fiscales avec l’augmentation des seuils. C’est une solution simple et peu onéreuse pour suivre soit-même sa comptabilité. Il est donc judicieux d’étudier si celle-ci peut être applicable à votre activité.
Gagner du temps dans les traitements comptables
De nombreux outils peuvent vous faire gagner du temps mais également à votre expert-comptable. Pour la banque par exemple il est possible de récupérer automatiquement les opérations avec la procédure EBICS. Pour les factures plusieurs logiciels disponibles sur le marché permettent de scanner et d’enregistrer automatiquement les opérations concernées grâce a des OCR de plus en plus puissant.
Utiliser des logiciels intégrés (ERP).
Même si vous êtes une petite structure, il existe maintenant des logiciels intégrés qui vous évitent les tâches répétitives. Exemple pour la gestion commerciale choisissez un logiciel connecté à votre comptabilité afin d’éviter la ressaisie des factures.
Traitez les anomalies au fur et à mesure
N’attendez pas le dernier moment pour vous préoccuper de votre comptabilité. S’il vous manque des documents, récupérez les au plus vite en demandant éventuellement des duplicatas. Si vous attendez plusieurs mois, vous risquez de ne plus savoir de quoi il s’agit et vous aurez des difficultés à récupérer les documents.
Gérer les relances clients
Avec une comptabilité bien tenue vous pourrez suivre correctement ce que vous doivent vos clients et ne pas vous retrouver en difficulté financière. Cet aspect est essentiel. Rappelons que faire du chiffre d’affaires est une bonne chose mais l’encaisser est une priorité.
Adoptez une procédure de classement rigoureuse
Pour vous y retrouver dans votre comptabilité soignez le classement de vos documents. Généralement 4 classeurs suffisent. Le premier pour tous vos documents « permanents » (statuts, contrats, bail, kbis…) et 4 autres pour les opérations de l’année avec des intercalaires mensuelles. Un pour les achats, un pour les ventes, un pour les impôts et charges et un pour la banque. En prévoir un supplémentaire si vous avez des salariés.
Avoir un compte bancaire dédié
Même si cela n’est pas obligatoire pour les entreprises en nom propre il est fortement recommandé d’avoir un compte dédié à votre activité professionnelle pour éviter les confusions avec votre compte personnel. Cela vous fera également gagner un temps précieux dans le traitement comptable de votre activité.
En conclusion :
La tenue de la comptabilité devient de nos jours relativement simplifiée et redonne le pouvoir au chef d’entreprise qui peut sans trop de difficultés et avec simplicité s’en charger et piloter ainsi en temps réel son activité.
