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Comment un SIRH peut-il aider une entreprise à rester en conformité avec les administrations ?

Comment un SIRH peut-il aider une entreprise à rester en conformité avec les administrations ?

Un Système d’Information de Ressources Humaines, ou SIRH, a pour objectif d’automatiser les processus de gestion des ressources humaines. De par sa nature, il permet d’obtenir sous une forme numérique les informations qui seront ultérieurement nécessaires à la comptabilité et à la paie.

Les logiciels RH collectent, organisent et archivent différents types de données liées à l’activité des salariés d’une entreprise : dossier RH, notes de frais, entretiens et objectifs, congés et absences, temps de travail… Ils sécurisent leur transmission aux logiciels de comptabilité et de paie et assurent leur fiabilité tout au long du flux de travail.

Ces outils, et c’est particulièrement le cas des logiciels SaaS, évoluent constamment avec les législations pour répondre aux exigences des différentes administrations (Urssaf, Fisc, Prud’hommes, CNIL, commission européenne…). Passons en revue quelques fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à rester en conformité.

Les notifications de rappel

L’un des atouts d’un SIRH est la possibilité de programmer des notifications de rappel. Un salarié a déclaré un arrêt de travail ? Un email lui est automatiquement envoyé pour récolter son justificatif. Un collaborateur a plus de deux ans d’ancienneté et doit faire son entretien professionnel obligatoire ? Le service RH, son manager et le salarié concernés seront alertés de l’échéance pour préparer les éléments nécessaires à la réalisation de l’entretien…

Le SIRH permet ainsi de ne rien oublier, que cela soit une échéance légale ou la collecte d’un justificatif qui pourrait être demandé par les administrations.

Les feuilles de temps de travail

Selon l’article D. 3171-8 du Code du travail, chaque employeur “est tenu d’établir un décompte individuel quotidien et hebdomadaire de la durée du travail effectuée par chaque salarié”. Si l’utilisation de registres manuels, badgeuses ou fichiers Excel est parfois préférée par les entreprises, le SIRH apporte dans ce cas spécifique un confort sans commune mesure pour tous les collaborateurs, qu’ils soient mobiles ou non. Chaque salarié peut ainsi remplir ses feuilles de temps à tout moment et sera notifié en cas de retard ou d’oubli. Les temps de travail sont ensuite transmis aux managers pour vérification puis archivés automatiquement.

Les plafonds de dépenses et l’archivage des justificatifs à valeur probante

Lors de ses contrôles, l’Urssaf s’intéresse particulièrement au montant des notes de frais ou au remboursement des frais kilométriques afin de vérifier le contexte professionnel des dépenses. Avec un SIRH, il est par exemple possible de créer des plafonds de remboursement correspondant aux montants des barèmes administratifs, ou encore d’archiver automatiquement les justificatifs des frais engagés par les salariés en cas de contrôle.

Les exports personnalisés

Un SIRH est conçu pour communiquer avec différents outils. Certains éditeurs proposent par exemple d’exporter les données collectées par le SIRH sous un format reconnu par un logiciel de paie ou de comptabilité. Ces exports personnalisables permettent d’éviter des ressaisies et de limiter les risques d’erreurs qui pourraient provoquer des redressements ou sanctions.

La sécurité des données

Les éditeurs de solutions RH ont conçus leurs logiciels pour respecter également les exigences de la RGPD en terme de confidentialité et de sécurité des données. Les administrateurs peuvent limiter les accès à certaines informations. Chaque utilisateur possède des identifiants uniques et personnalisables pour accéder à son compte personnel. Enfin, les données collectées sont stockées sur des serveurs sécurisés et régulièrement testés.

 

Déduire la TVA de son carburant

Déduire la TVA de son carburant

La récupération de la TVA sur les dépenses de carburant : un véritable casse tête. Depuis 2017 la TVA sur le super qui n’étaient pas récupérable auparavant est désormais déductible mais selon un calendrier bien défini :

TVA SUR LE SUPER

Années 2016 2017 2018 2019 2020 2021 A compter de 2022

Véhicule de tourisme 0 10% 20% 40% 60% 80% 80%

Véhicule utiltaire 0 0 40% 60% 80% 80% 100%

TVA DES AUTRES CARBURANTS

Pour les autres carburants les rêgles sont toujours les mêmes : Gaz oil : la TVA est récupérable à 100% pour un véhicule utilitaire et à 80% pour un véhicule de tourisme. GPL, Electricité, GNV : la TVA est récupérable à 100% pour les deux types de véhicules (à l’exception du GPL gazeux récupérable  50% pour les véhicultes de tourisme). Pour les entreprises qui utilisent un véhicule à titre professionnel (taxi, ambulance…) la TVA reste récupérable quelque soit le carburant.
Est il obligatoire d’avoir un compte bancaire professionnel ?

Est il obligatoire d’avoir un compte bancaire professionnel ?

Un compte bancaire professionnel pour les sociétés.

Les frais bancaires de gestion d’un compte bancaire professionel sont bien souvent supérieurs aux frais de bancaires d’un compte particulier. Nous sommes donc souvent interrogés pour savoir si il est obligatoire d’avoir un compte bancaire professionnel pour son entreprise.  Pour répondre à cette question il faut faire la distinction entre les sociétés et les entreprises individuelles.

Ce que dit la loi sur les comptes bancaires pros

Selon la loi, lors de la constitution de la société il est nécessaire de déposer le capital en numéraire auprès d’une banque, de la caisse des dépôts et consignation ou d’un Notaire. Les deux dernières possiblités sont rarement utilisées et c’est auprès d’une banque que le futur dirigeant va déposer le capital de sa société. Il va donc ouvrir un compte pour la société en formation qui deviendra, une fois la société définitivement créée, le compte courant bancaire de la société. Si l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est en général la pratique habituelle, il n’y a pas d’obligation de le conserver une fois la création devenue définitive. Il serait donc possible d’utiliser le compte privé d’un des associés pour le compte de la société. Néamoins cette pratique n’est pas conseillée à plus d’un titre : – Risque de confusion de patrimoine entre la société et l’associé. – Contrôle fiscal étendu à l’associé. – Difficultés comptables pour isoler et enregistrer les opérations de la société. A savoir : les banques ont la possibilité de refuser une ouverture de compte sans avoir à se justifier. Néanmoins avec le « droit à l’ouverture de compte », il est possible de s’adresser à la banque de France qui nommera d’office un établissement bancaire qui sera obligé d’ouvrir un compte.

Un compte bancaire professionnel pour les entreprises individuelles.

Concernant les activités en nom propre : entreprises individuelles (commerçants/ arisans) et professions libérales, il n’existe aucune obligation d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Les seules obligations, concernent : Les commerçants pour lesquels,  l’article L123-24 du Code de Commerce  stipule « Tout commerçant est tenu de se faire ouvrir un compte dans un établissement de crédit ou dans un bureau de chèques postaux. » Le commerçant doit donc détenir un compte bancaire dédié mais celui-ci peut être aussi bien professionnel que privé. Les auto entrepreneurs qui ont également l’obligation de détenir un compte bancaire dédié. Selon l’article L. 133-6-8-4 du code de la sécurité sociale – Le travailleur indépendant qui a opté pour l’application de l’article L. 133-6-8 du présent code est tenu de dédier un compte ouvert dans un des établissements mentionnés à l’article L. 123-24 du code de commerce à l’exercice de l’ensemble des transactions financières liées à son activité professionnelle. » Mais là non plus pas d’obligation d’avoir un compte bancaire professionnel. Pour les autres activité il est possible de n’utiliser que son compte personnel, néanmoins cette pratique n’est pas conseillée pour les mêmes raisons que ci dessus pour les comptes d’associés (problème comptable, fiscal et juridique). Il est donc fortement conseillé d’ouvrir un second compte dédié qui peut être un compte privé. En conclusion, si il n’y a pas d’obligation de tenir un compte bancaire professionnel quelques soit les activité et formes juridiques. Pour les société avoir un compte bancaire professionnel semble néanmoins indispensable quand aux activités en nom propre, l’ouverture d’un compte dédié lorsqu’il n’est pas obligatoire est fortement recommandé.

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Faut-il créer une holding ?

Faut-il créer une holding ?

Holding, l’objectif économique

Une holding, comme toute société, correspond au besoin de plusieurs associés de mettre des ressources en commun dans le but d’atteindre un objectif économique à travers une activité. Elle peut également être constituée avec un seul associé.

L’objectif essentiel d’une holding est de prendre des participations dans d’autres sociétés, appelée filiales.

Elle peut prendre toute sorte de forme juridique (SA, SARL, SAS, ou de société civile). Bien que les formes de SAS ou de SASU soient généralement les plus utilisées, la société civile présente des avantages non négligeables, tels que sa liberté statutaire qui offre ainsi un cadre juridique parfaitement adapté à ses objectifs, mais également l’absence d’obligation de commissaire aux comptes.

A savoir : avec la loi Pacte l’obligation de nommer un commissaire aux comptes n’est obligatoire que si les sociétés membres du groupe dépassent les seuils de nomination d’un commissaire aux comptes. Alors qu’auparavant une SAS détenant des parts d’une autre société ou étant détenue par une autre société devait obligaoirement désigner un CAC.

Nouvelles régles de nomination d’un CAC.

On distingue deux catégories de holdings :

1) Les holdings « pures » qui détiennent exclusivement des titres sociaux de sociétés.

2) Les holdings « impures », qui en plus de détenir des participations, assure des services de gestion, d’administration pour le compte de leurs filiales.

Cette distinction est importante en matière de TVA et d’ISF notamment. Les holdings pures n’ayant pas d’activité ne sont pas assujetties à TVA, elles ne peuvent donc pas récupérer la TVA sur leurs dépenses. Elles sont pour cette raison assujetties à la taxe sur les salaires, ce qui peut être un élément dissuasif.

 

Examinons les avantages de créer une holding :

Financer l’acquisition d’une société par emprunt.

Plutôt que d’emprunter à titre personnel pour faire une acquisition, ce qui oblige à « sortir » de votre société de l’argent et donc supporter impôt sur le revenu et charges sociales, l’acquisition de titres par une société holding va être fiscalement neutre (sous réserve d’une quote part de frais et charges de 5% sur les dividendes reçus par la holding). Le mécanisme étant de faire remonter les bénéfices de la filiale à la holding pou rembourser l’emprunt.

Vous allez donc conserver davantage de trésorerie et avoir ainsi une capacité d’emprunt et un effet de levier supérieur.

La holding peut opter pour l’intégration fiscale, c’est-à-dire que que les bénéficies et les pertes vont se compenser entre la holding et ses filiales contrôlées à plus de 95%.

Cela va permettre de déduire les résultats structurellement déficitaire d’une filiale par exemple, ce qui n’est pas possible dans le régime de droit commun, les déficits se reportant d’une année sur l’autre.

Dans le cas de holding pures, les frais financiers liés aux investissements pourront également être déduits, ce qui n’aurait pas pu être possible sans intégration fiscale puisque par définition la holding pure n’a pas d’activité et donc pas de produits d’exploitation.

Les holdings et l’IFI

Au regard de l’impôt sur la fortune (IFI), il existe une différence de traitement entre les titres des holdings animatrices et ceux des holdings passives. Les titres d’une holding animatrice bénéficient en effet de la qualification de biens professionnels et sont exonérés d’IFI.

Les titres d’une holding passive, c’est à dire celle qui ne fait qu’exercer les prérogatives usuelles d’un actionnaire (exercice du droit de vote et prises de décisions lorsque l’importance de la participation le permet, et exercice des droits financiers). Les actifs immobiliers affectés à de telles sociétés dont l’activité principale est la gestion de leur patrimoine ne peuvent constituer des actifs professionnels.

Holding et dividendes

Les dividendes versés par les filiales détenues à 10% au minimum sont exonérés à 95%, soit un taux d’imposition effectif de 1.67% (5% x 33.33%). Ce qui va faciliter le développement de la société dans le cadre d’une stratégie de groupe. Il est ainsi possible de « remonter » presque sans imposition de la trésorerie à la holding qui va pouvoir l’investir dans d’autre société. Pourquoi ne pas envisager d’investir par exemple dans l’immobilier via une SCI soumise à l’impôt sur les sociétés et de créer ainsi un petit groupe patrimonial.

Bénéficier du taux réduit d’IS

Créer une holding va multiplier l’assiette de taxation à taux réduit (15% jusqu’à 38 120 € de résultat). Si la holding dispose de deux filiales, elle bénéficie d’une taxation à taux réduit non seulement au niveau de la holding mais également de ses filiales soit au total 38 120 € * 3 =114 360 €.

Exonération des plus values

Autre avantage particulièrement intéressant : lorsque votre holding va céder les titres de sa filiales, les plus-values générées lors de la cession de la participation va être exonérée en totalité sous réserve de la prise en compte pour la détermination du résultat imposable d’une quote-part de frais et charges égale à 12 %.

Il pourrait être tentant dans ses conditions d’apporter ses titres à une société holding constituée pour l’occasion et procéder à la cession des titres quelques temps après pour échapper à l’imposition.

C’est ce que l’on appelle le mécanisme de l’apport-cession. Si ce montage a fait les beaux de beaucoup d’entreprises opportunistes il y a quelques années, il est dorénavant encadré : nécessité de laisser écouler un délai minimum de 3 ans entre l’apport à la holding et la cession des titres apportés et investissement minimum de 50% de la trésorerie reçue dans des activités opérationnelles.

Utilisation d’une holding pour la transmission familiale

Le holding est un instrument permettant de transmettre l’entreprise familiale à un successeur. Il est fréquent que le successeur choisi ne dispose pas des moyens financiers pour reprendre l’entreprise ou pour désintéresser les héritiers qui ne participent pas à l’opération. En outre, le patrimoine n’est pas assez diversifié pour pouvoir compenser une répartition inégalitaire par une donation de biens hors entreprise aux héritiers non managers.

Le holding de contrôle permet de réduire la part du successeur dans le partage tout en lui laissant la possibilité de prendre le contrôle de la société familiale. Il suffit qu’il détienne 51 % du capital du holding et que celui-ci détienne 51 % du capital de la société. En définitive, le successeur peut accéder au pouvoir en ne détenant que 26 % (51 % x 51 %) du capital de la société.

Le dirigeant procède à une donation-partage des actions ou parts de sa société entre ses enfants, puis il crée un holding auquel les héritiers apportent leurs titres. Le holding sera en mesure de payer les droits de mutation à titre gratuit avec les dividendes remontés de la filiale.

Avantages en matière sociale

Les associés de la holding vont pouvoir loger au sein de celle-ci une catégorie de salariés auxquels ils peuvent accorder des droits supplémentaires en matière de retraite ou de couvertures sociale. Ils vont donc bénéficier d’avantages sociaux complémentaires pris en charge par la société.

En conclusion, créer une holding présente de nombreux avantages, il convient néanmoins de s’interroger sur son utilité avant de se lancer dans cette aventure. En effet, cela va engendrer des frais généraux supplémentaires (comptabilité, juridique, commissaire aux comptes…). Par ailleurs dans la cadre d’une holding facturant des prestations à sa filiale, il va falloir être particulièrement vigilant sur les règles de facturation aux filiales. Les montants facturés doivent correspondre à une réalité économique et ne pas varier aléatoirement d’une année sur l’autre en fonction de ses intérêts propres. L’Administration est particulièrement regardante sur ce point et vous risqueriez ainsi de subir une double taxation (au niveau de la holding et de la filiale) sur les sommes litigieuses.

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Loi Pacte – Statut du conjoint – attention danger

Loi Pacte – Statut du conjoint – attention danger

Lorsque votre conjoint travaille avec vous dans votre entreprise, celui-ci doit avoir un statut.

Les textes relatifs à l’entraide familiale qui permettait à l’épouse ainsi qu’aux ascendants et descendants de travailler dans l’entreprise sans être déclarés sont depuis de nombreuses années très clairs.

Pour l’URSSAF l’entraide familiale est tolérée à condition qu’elle soit occasionnelle et spontanée.

Qu’il n’y ait pas de lien de subordination et surtout le poste occupé ne soit pas indispensable au fonctionnement normal de l’entreprise.

Si ces conditions ne sont pas remplies, votre conjoint devra obligatoirement être déclaré.

Son statut va dépendre de la forme juridique de votre entreprise et de sa qualité d’associé ou non.

Si votre société est une SAS, il sera obligatoirement conjoint salarié (même si la société est soumise à l’IR), idem si il est associé non gérant de votre société.

Dans le cadre d’une gérance

Par contre si il est gérant et qu’il détient avec vous plus de 50% des parts il sera considéré comme non salarié (gérant majoritaire), il devra donc être immatriculé au RSI.

Dans certaines situations néanmmoins il peut bénéficier d’un statut particulier qui est celui de conjoint collaborateur. C’est un un statut assez privilégié puisque votre conjoint ne va cotiser que pour la retraite.

C’est sur ce dernier point qu’il convient d’être particulièrement vigilent car la loi Pacte considère que si votre conjoint n’a pas de statut, c’est obligatoirement le statut de salarié qui s’applique. 

Avec bien entendu des cotisation sociales d’une toute autre importance, et accessoirement les rappels et pénalités qui vont agrémenter les plasirs…

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