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Les 10 bonnes astuces de la comptabilité

Les 10 bonnes astuces de la comptabilité

La comptabilité : une affaire d’experts ?

Pas forcemment…

La comptabilité existe depuis la nuit des temps. A l’antiquité déjà nous retrouvons des tables sur argiles qui permettaient de suivre les échanges financiers réalisés entre les individus. https://journals.openedition.org/comptabilites/1435

Celle-ci a connu par la suite un saut majeur avec l’invention de la « partie double » par Luca Pacioli  qui va devenir la norme que nous connaissons actuellement.

Nous sommes pour notre part convaincu que celle-ci doit rester accessible au plus grand nombre, le chef d’entreprise doit pouvoir comprendre ses comptes pour pouvoir prendre les décisions stratégiques nécessaires. La comptabilité ne doit pas être réservée à des « sachants » mais être un véritable outil de gestion et de pilotage de l’entreprise.

Pour cela voici quelques astuces pour avoir une comptabilité performante.

Utiliser un logiciel de comptabilité connecté

Grace aux nouvelles technologies vous pouvez utiliser un logiciel connecté avec votre expert comptable. Que vous saisisiez vous même votre comptabilité ou que celle-ci soit externalisée vous pouvez suivre à tout moment votre dossier et être accompagné en direct par votre expert comptable grace à un accès partagé. 

La gestion de vos factures et notes de frais

Conserver précieusement vos justificatifs : en cas de contôle fiscaux et sociaux il pourront vous être demandés. Bon à savoir : il n’y a jusqu’à ce jour aucune obligation de scanner (ou de photographier) vos justificatifs de dépenses pour les attacher à vos lignes bancaires. Si vous pensez que cela vous prend du temps vous pouvez vous en dispenser.

Prendre les bonnes options

Il existe en matière comptables mais aussi fiscales de nombre options qui vont avoir un impact sur le résultat et la situation financière de votre entreprise. N’hésitez pas à consulter votre expert comptable pour être conseillé. En tout état de cause discutez avec lui avant l’établissement de votre bilan définitif des possibilité qui vous sont offertes.

Choisir entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement

La comptabilité de trésorerie connait actuellement un engouement important grace notamment aux avancées technologiques (synchronisations bancaires) mais également juridiques et fiscales avec l’augmentation des seuils. C’est une solution simple et peu onéreuse pour suivre soit-même sa comptabilité. Il est donc judicieux d’étudier si celle-ci peut être applicable à votre activité.

Gagner du temps dans les traitements comptables

De nombreux outils peuvent vous faire gagner du temps mais également à votre expert-comptable. Pour la banque par exemple il est possible de récupérer automatiquement les opérations avec la procédure EBICS. Pour les factures plusieurs logiciels disponibles sur le marché permettent de scanner et d’enregistrer automatiquement les opérations concernées grace a des OCR de plus en plus puissant.

Utiliser des logiciels intégrés (ERP).

Même si vous êtes une petite stucture, il existe maitenant des logiciels intégrés qui vous évitent les tâches répétitives. Exemple pour la gestion commerciale choisissez un logiciel connecté à votre comptabilité afin d’éviter la ressaisie des factures.

Traitez les anomalies au fur et à mesure

N’attendez pas le dernier moment pour vous préoccuper de votre comptabilité. S’il vous manque des documents, récupérez les au plus vite en demandant éventuellement des duplicatas. Si vous attendez plusieurs mois, vous risquez de ne plus savoir de quoi il s’agit et vous aurez des difficultés à récupérer les documents.

Gérer les relances clients

Avec une comptabilité bien tenue vous pourrez suivre correctement ce que vous doivent vos clients et ne pas vous retrouver en difficulté financière. Cet aspect est essentiel. Rappelons que faire du chiffre d’affaires est une bonne chose mais l’encaisser est une priorité.

Adoptez une procédure de classement rigoureuse

Pour vous y retrouver dans votre comptabilité soignez le classement de vos documents. Généralement 4 classeurs suffisent. Le premeir pour tous vos documents « permanents » (statuts, contrats, bail, kbis…) et 4 autres pour les opérations de l’année avec des intercalaires mensuelles. Un pour les achats, un pour les ventes, un pour les impôts et charges et un pour la banque. En prévoir un supplémentaire si vous avez des salariés.

Avoir un compte bancaire dédié

Même si cela n’est pas obligatoire pour les entreprises en nom propre il est fortement recommandé d’avoir un compte dédié à votre activité professionnelle pour éviter les confusions avec votre compte personnel. Cela vous fera également gagner un temps précieux dans le traitement comptable de votre activité.

En conclusion : la tenue de la comptabilité devient de nos jours relativement simplifiée et redonne le pouvoir au chef d’entreprise qui peut sans trop de difficultés et avec simplicité s’en charger et piloter ainsi en temps réel son activité.

Est il obligatoire d’avoir un compte bancaire professionnel ?

Est il obligatoire d’avoir un compte bancaire professionnel ?

Un compte bancaire professionnel pour les sociétés.

Les frais bancaires de gestion d’un compte bancaire professionel sont bien souvent supérieurs aux frais de bancaires d’un compte particulier. Nous sommes donc souvent interrogés pour savoir si il est obligatoire d’avoir un compte bancaire professionnel pour son entreprise.  Pour répondre à cette question il faut faire la distinction entre les sociétés et les entreprises individuelles.

Ce que dit la loi sur les comptes bancaires pros

Selon la loi, lors de la constitution de la société il est nécessaire de déposer le capital en numéraire auprès d’une banque, de la caisse des dépôts et consignation ou d’un Notaire. Les deux dernières possiblités sont rarement utilisées et c’est auprès d’une banque que le futur dirigeant va déposer le capital de sa société. Il va donc ouvrir un compte pour la société en formation qui deviendra, une fois la société définitivement créée, le compte courant bancaire de la société. Si l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est en général la pratique habituelle, il n’y a pas d’obligation de le conserver une fois la création devenue définitive. Il serait donc possible d’utiliser le compte privé d’un des associés pour le compte de la société. Néamoins cette pratique n’est pas conseillée à plus d’un titre : – Risque de confusion de patrimoine entre la société et l’associé. – Contrôle fiscal étendu à l’associé. – Difficultés comptables pour isoler et enregistrer les opérations de la société. A savoir : les banques ont la possibilité de refuser une ouverture de compte sans avoir à se justifier. Néanmoins avec le « droit à l’ouverture de compte », il est possible de s’adresser à la banque de France qui nommera d’office un établissement bancaire qui sera obligé d’ouvrir un compte.

Un compte bancaire professionnel pour les entreprises individuelles.

Concernant les activités en nom propre : entreprises individuelles (commerçants/ arisans) et professions libérales, il n’existe aucune obligation d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Les seules obligations, concernent : Les commerçants pour lesquels,  l’article L123-24 du Code de Commerce  stipule « Tout commerçant est tenu de se faire ouvrir un compte dans un établissement de crédit ou dans un bureau de chèques postaux. » Le commerçant doit donc détenir un compte bancaire dédié mais celui-ci peut être aussi bien professionnel que privé. Les auto entrepreneurs qui ont également l’obligation de détenir un compte bancaire dédié. Selon l’article L. 133-6-8-4 du code de la sécurité sociale – Le travailleur indépendant qui a opté pour l’application de l’article L. 133-6-8 du présent code est tenu de dédier un compte ouvert dans un des établissements mentionnés à l’article L. 123-24 du code de commerce à l’exercice de l’ensemble des transactions financières liées à son activité professionnelle. » Mais là non plus pas d’obligation d’avoir un compte bancaire professionnel. Pour les autres activité il est possible de n’utiliser que son compte personnel, néanmoins cette pratique n’est pas conseillée pour les mêmes raisons que ci dessus pour les comptes d’associés (problème comptable, fiscal et juridique). Il est donc fortement conseillé d’ouvrir un second compte dédié qui peut être un compte privé. En conclusion, si il n’y a pas d’obligation de tenir un compte bancaire professionnel quelques soit les activité et formes juridiques. Pour les société avoir un compte bancaire professionnel semble néanmoins indispensable quand aux activités en nom propre, l’ouverture d’un compte dédié lorsqu’il n’est pas obligatoire est fortement recommandé.

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Faut-il créer une holding ?

Faut-il créer une holding ?

Holding, l’objectif économique

Une holding, comme toute société, correspond au besoin de plusieurs associés de mettre des ressources en commun dans le but d’atteindre un objectif économique à travers une activité. Elle peut également être constituée avec un seul associé.

L’objectif essentiel d’une holding est de prendre des participations dans d’autres sociétés, appelée filiales.

Elle peut prendre toute sorte de forme juridique (SA, SARL, SAS, ou de société civile). Bien que les formes de SAS ou de SASU soient généralement les plus utilisées, la société civile présente des avantages non négligeables, tels que sa liberté statutaire qui offre ainsi un cadre juridique parfaitement adapté à ses objectifs, mais également l’absence d’obligation de commissaire aux comptes.

A savoir : avec la loi Pacte l’obligation de nommer un commissaire aux comptes n’est obligatoire que si les sociétés membres du groupe dépassent les seuils de nomination d’un commissaire aux comptes. Alors qu’auparavant une SAS détenant des parts d’une autre société ou étant détenue par une autre société devait obligaoirement désigner un CAC.

Nouvelles régles de nomination d’un CAC.

On distingue deux catégories de holdings :

1) Les holdings « pures » qui détiennent exclusivement des titres sociaux de sociétés.

2) Les holdings « impures », qui en plus de détenir des participations, assure des services de gestion, d’administration pour le compte de leurs filiales.

Cette distinction est importante en matière de TVA et d’ISF notamment. Les holdings pures n’ayant pas d’activité ne sont pas assujetties à TVA, elles ne peuvent donc pas récupérer la TVA sur leurs dépenses. Elles sont pour cette raison assujetties à la taxe sur les salaires, ce qui peut être un élément dissuasif.

 

Examinons les avantages de créer une holding :

Financer l’acquisition d’une société par emprunt.

Plutôt que d’emprunter à titre personnel pour faire une acquisition, ce qui oblige à « sortir » de votre société de l’argent et donc supporter impôt sur le revenu et charges sociales, l’acquisition de titres par une société holding va être fiscalement neutre (sous réserve d’une quote part de frais et charges de 5% sur les dividendes reçus par la holding). Le mécanisme étant de faire remonter les bénéfices de la filiale à la holding pou rembourser l’emprunt.

Vous allez donc conserver davantage de trésorerie et avoir ainsi une capacité d’emprunt et un effet de levier supérieur.

La holding peut opter pour l’intégration fiscale, c’est-à-dire que que les bénéficies et les pertes vont se compenser entre la holding et ses filiales contrôlées à plus de 95%.

Cela va permettre de déduire les résultats structurellement déficitaire d’une filiale par exemple, ce qui n’est pas possible dans le régime de droit commun, les déficits se reportant d’une année sur l’autre.

Dans le cas de holding pures, les frais financiers liés aux investissements pourront également être déduits, ce qui n’aurait pas pu être possible sans intégration fiscale puisque par définition la holding pure n’a pas d’activité et donc pas de produits d’exploitation.

Les holdings et l’IFI

Au regard de l’impôt sur la fortune (IFI), il existe une différence de traitement entre les titres des holdings animatrices et ceux des holdings passives. Les titres d’une holding animatrice bénéficient en effet de la qualification de biens professionnels et sont exonérés d’IFI.

Les titres d’une holding passive, c’est à dire celle qui ne fait qu’exercer les prérogatives usuelles d’un actionnaire (exercice du droit de vote et prises de décisions lorsque l’importance de la participation le permet, et exercice des droits financiers). Les actifs immobiliers affectés à de telles sociétés dont l’activité principale est la gestion de leur patrimoine ne peuvent constituer des actifs professionnels.

Holding et dividendes

Les dividendes versés par les filiales détenues à 10% au minimum sont exonérés à 95%, soit un taux d’imposition effectif de 1.67% (5% x 33.33%). Ce qui va faciliter le développement de la société dans le cadre d’une stratégie de groupe. Il est ainsi possible de « remonter » presque sans imposition de la trésorerie à la holding qui va pouvoir l’investir dans d’autre société. Pourquoi ne pas envisager d’investir par exemple dans l’immobilier via une SCI soumise à l’impôt sur les sociétés et de créer ainsi un petit groupe patrimonial.

Bénéficier du taux réduit d’IS

Créer une holding va multiplier l’assiette de taxation à taux réduit (15% jusqu’à 38 120 € de résultat). Si la holding dispose de deux filiales, elle bénéficie d’une taxation à taux réduit non seulement au niveau de la holding mais également de ses filiales soit au total 38 120 € * 3 =114 360 €.

Exonération des plus values

Autre avantage particulièrement intéressant : lorsque votre holding va céder les titres de sa filiales, les plus-values générées lors de la cession de la participation va être exonérée en totalité sous réserve de la prise en compte pour la détermination du résultat imposable d’une quote-part de frais et charges égale à 12 %.

Il pourrait être tentant dans ses conditions d’apporter ses titres à une société holding constituée pour l’occasion et procéder à la cession des titres quelques temps après pour échapper à l’imposition.

C’est ce que l’on appelle le mécanisme de l’apport-cession. Si ce montage a fait les beaux de beaucoup d’entreprises opportunistes il y a quelques années, il est dorénavant encadré : nécessité de laisser écouler un délai minimum de 3 ans entre l’apport à la holding et la cession des titres apportés et investissement minimum de 50% de la trésorerie reçue dans des activités opérationnelles.

Utilisation d’une holding pour la transmission familiale

Le holding est un instrument permettant de transmettre l’entreprise familiale à un successeur. Il est fréquent que le successeur choisi ne dispose pas des moyens financiers pour reprendre l’entreprise ou pour désintéresser les héritiers qui ne participent pas à l’opération. En outre, le patrimoine n’est pas assez diversifié pour pouvoir compenser une répartition inégalitaire par une donation de biens hors entreprise aux héritiers non managers.

Le holding de contrôle permet de réduire la part du successeur dans le partage tout en lui laissant la possibilité de prendre le contrôle de la société familiale. Il suffit qu’il détienne 51 % du capital du holding et que celui-ci détienne 51 % du capital de la société. En définitive, le successeur peut accéder au pouvoir en ne détenant que 26 % (51 % x 51 %) du capital de la société.

Le dirigeant procède à une donation-partage des actions ou parts de sa société entre ses enfants, puis il crée un holding auquel les héritiers apportent leurs titres. Le holding sera en mesure de payer les droits de mutation à titre gratuit avec les dividendes remontés de la filiale.

Avantages en matière sociale

Les associés de la holding vont pouvoir loger au sein de celle-ci une catégorie de salariés auxquels ils peuvent accorder des droits supplémentaires en matière de retraite ou de couvertures sociale. Ils vont donc bénéficier d’avantages sociaux complémentaires pris en charge par la société.

En conclusion, créer une holding présente de nombreux avantages, il convient néanmoins de s’interroger sur son utilité avant de se lancer dans cette aventure. En effet, cela va engendrer des frais généraux supplémentaires (comptabilité, juridique, commissaire aux comptes…). Par ailleurs dans la cadre d’une holding facturant des prestations à sa filiale, il va falloir être particulièrement vigilant sur les règles de facturation aux filiales. Les montants facturés doivent correspondre à une réalité économique et ne pas varier aléatoirement d’une année sur l’autre en fonction de ses intérêts propres. L’Administration est particulièrement regardante sur ce point et vous risqueriez ainsi de subir une double taxation (au niveau de la holding et de la filiale) sur les sommes litigieuses.

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Loi Pacte – Statut du conjoint – attention danger

Loi Pacte – Statut du conjoint – attention danger

Lorsque votre conjoint travaille avec vous dans votre entreprise, celui-ci doit avoir un statut.

Les textes relatifs à l’entraide familiale qui permettait à l’épouse ainsi qu’aux ascendants et descendants de travailler dans l’entreprise sans être déclarés sont depuis de nombreuses années très clairs.

Pour l’URSSAF l’entraide familiale est tolérée à condition qu’elle soit occasionnelle et spontanée.

Qu’il n’y ait pas de lien de subordination et surtout le poste occupé ne soit pas indispensable au fonctionnement normal de l’entreprise.

Si ces conditions ne sont pas remplies, votre conjoint devra obligatoirement être déclaré.

Son statut va dépendre de la forme juridique de votre entreprise et de sa qualité d’associé ou non.

Si votre société est une SAS, il sera obligatoirement conjoint salarié (même si la société est soumise à l’IR), idem si il est associé non gérant de votre société.

Dans le cadre d’une gérance

Par contre si il est gérant et qu’il détient avec vous plus de 50% des parts il sera considéré comme non salarié (gérant majoritaire), il devra donc être immatriculé au RSI.

Dans certaines situations néanmmoins il peut bénéficier d’un statut particulier qui est celui de conjoint collaborateur. C’est un un statut assez privilégié puisque votre conjoint ne va cotiser que pour la retraite.

C’est sur ce dernier point qu’il convient d’être particulièrement vigilent car la loi Pacte considère que si votre conjoint n’a pas de statut, c’est obligatoirement le statut de salarié qui s’applique. 

Avec bien entendu des cotisation sociales d’une toute autre importance, et accessoirement les rappels et pénalités qui vont agrémenter les plasirs…

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Notes de frais : plus besoin de les conserver ?

Notes de frais : plus besoin de les conserver ?

Numérisation des notes de frais

C’était attendu depuis longtemps : la possibilité de ne plus avoir à conserver ses jutificatifs originaux de note de frais pour les produire en cas de contrôle.

Ce que dit la loi :

Si en matière fiscale, cette possibilité était admise depuis 2017, il n’en était pas de même pour l’URSSAF. Par un arrêté publié le 23 mai 2019 :  (Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale)  l’urssaf valide la possibilité d’archiver numériquement ses pièces justificatives. L’archivage numérique doit néanmoins respecter un certain nombre de rêgles. A défaut l’Administration pourra vous demander de produire les originaux.

Les règles à respecter :

Pour cela l’URSSAF renvoi aux rêgles fiscales de l’article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales, à savoir :
  • Reproduction à l’identique du document y compris les couleurs.
  • Absence de perte de qualité liée à la compression.
  • Interdiction de retraiter l’image.
  • Format PDF.
  • Signature électronique fondée sur un certificat conforme
  • Horodatage
  • Archivage sur un serveur RGS
Comme on le voit les rêgles à respecter restent assez strictes et complexes à mettrent en oeuvre. Si elles peuvent s’adapter aux grandes structures qui ont les moyens de mettre en place des processus adaptés au traitement et à la sécurité des données, il n’en est pas de même des petites entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires.

Nos conseils :

Nous vous conseillons donc de continuer de conserver vos justificatifs originaux afin de ne pas être mis en difficultés en cas de contrôle fiscal ou de de l’URSSAF.

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Le droit au chômage pour les dirigeants non salariés

Le droit au chômage pour les dirigeants non salariés

Bénéficier du chômage en tant que dirigeant

Vous le savez, en tant que dirigeant de société : Gérant majoritaire, Président de sas, Entrepreneur individuel, Profession libérale, vous ne pouvez pas bénéficier des allocations chômage en raison d’absence de lien de subordination entre vous et votre société. Dans des entreprises de taille importante dans laquelle une fonction technique particulière pourrait être définie, avec l’existence d’un contrat de travail, l’affiliation au régime de l’assurance chômage pourrait éventuellement être revendiquée. Mais il s’agit de cas particuliers et dans cette situation il est fortement conseillé d’établir un dossier de demande d’affiliation aurpsè de l’Unédic. Il en est également de même du conjoint qui travaille avec son époux dans l’entreprise. Si les pouvoirs de celui-ci sont assez étendus, l’Unédic pourra considérer qu’il ne peux pas bénéficier du chômage. Afin de lever toute ambiguité il est donc utile d’en faire une demande à l’Unédic pour ne pas cotiser inutilement.

Les assurances privées

Il existe néanmoins quelques organismes qui donnent la possibilité de bénéficier d’un complément de revenu en cas de cessation d’activité. La GSC (Garantie sociale des chefs et dirigeants d’entreprise).  L’APPI (Association pour la protection des Patrons Indépendants). APRIL Assurance Les conditions pour ouvrir droit à d’éventuelles allocation sont néanmoins à mon sens tellement restrictives que nous ne les recommandons que très rarement. C’est ce qui explique par ailleurs leur succès très limité.

Les nouveaux droits au chômage

Bonne nouvelle : à compter du 1er novembre 2019, le gouvernement confirme que les travailleurs indépendants pourront bénéficier des droits au chômage comme les salariés et sans cotisations supplémentaires. Conditions à respecter : avoir obtenu plus de 10.000 euros de revenus au cours des 2 dernières années précédent la liquidation judiciaire. L’indemnisation sera au maximum de 800 euros par mois. Le système mis en place, on le voit, est nettement moins favorable que pour les salariés. Il ne sera ouvert qu’en cas de liquidation judiciaire de la société, ce qui exclus tous les autres cas : vente de l’entreprise, liquidation amiable…et qui sont les cas de cessation d’activité les plus courant. Par ailleurs il est peu concevable qu’un entrepreneur en graves difficultés financière perçoive une rémunération de 10.000 euros les mois qui précèdent son « dépôt de bilan ».

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