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Le point sur la TVA récupérable sur les repas et les frais de déplacement

Le point sur la TVA récupérable sur les repas et les frais de déplacement

 Récuperer la TVA sur vos frais de fonctionnement

Votre entreprise est assujettie à la TVA et vous vous demandez si vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais déplacement et de repas, cette fiche fait la synthèse des règles applicables, attention celle ci concerne exclusivement que la TVA, les modalités de déduction de la charge fiscales peuvent être différentes.

Les conditions pour récupérer la TVA

Le principe général est le suivant, pour pouvoir récupérer la TVA :

– L’entreprise doit avoir engagé les dépenses « nécessaires à son exploitation »,
– Le montant de la TVA doit  être indiqué sur la facture, vous ne pouvez pas recalculer vous même la TVA qui aurait été omise.
– La facture doit être établie au nom de l’entreprise (et non pas du salarié ou du dirigeant).
– Le nom des personnes qui ont bénéficié du repas doit être indiqué sur la note de restaurant.

Au niveau formalisme, il est admis que la simple note de restaurant peut remplacer la facture si la dépense est inférieure à 150 euros ttc.

Les dépenses de restaurant

La TVA sur les frais de réception est généralement déductible, il en est ainsi :

Invitation de fournisseurs ou de clients au restaurant.
Repas seul du salarié ou du dirigeant en déplacement professionnel
Réunion professionnelle des salariés au restaurant.
Repas de fin d’année des salariés (l’intérêt de l’entreprise devra être démontré).

Par contre n’est pas déductible la TVA sur les frais d’hôtel que ce soit pour les salariés ou  les dirigeants.

En ce qui concerne le repas du midi, celui-ci est généralement une dépense personnelle, elle n’est donc pas remboursable par la société et par conséquent la TVA n’est pas récupérable. Si vous ne pouvez pas rentrer chez vous le midi, un remboursement est possible mais une distinction doit toutefois être faite entre dirigeant salarié et non salarié : pour le dirigeant qui a le statut de salarié (président de SAS…) le repas du midi est couvert par la déduction forfaitaire de 10%, elle n’est donc pas déductible. Pour le dirigeant non salarié, celui-ci peut se faire rembourser mais dans certaines limites BOFiP-BIC-CHG-10-10-10-§ 90.

Les frais de déplacement

Pour les déplacements les règles sont les suivantes :

Parking : TVA récupérable
Péage : TVA récupérable.
Taxi : TVA non récupérable.
Train, avion, bus : TVA non récupérable.
Pour le carburant les rêgles ont changé depuis 2017 

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Déduire le repas du midi ?

Déduire le repas du midi ?

En tant que chef d’entreprise vous vous interrogez sur la possibilité de VOUS FAIRE REMBOURSER votre repas du midi.

Tout d’abord il convient de différencier le repas d’ordre professionnel (repas d’affaire avec des clients, des fournisseurs…) qui est déductible purement et simplement du résultat de votre entreprise, avec TVA récupérable (attention à bien respecter les rêgles de déduction et que la note soit bien au nom de la société) du repas privé lié à l’impossibilité de retourner déjeuner chez vous.

 Dans ce dernier cas :

– Si vous avez fiscalement le statut de salarié (Président de SAS, gérant de SARL minoritaire ou égalitaire…) le repas du midi est couvert par la déduction forfaitaire de 10% pour abattement pour frais professionnels. Vous ne pouvez donc à la fois vous faire rembourser ses dépenses et bénéficier de cet abattement.

– Si vous êtes soumis au BIC (artisans, commerçants, gérant d’EURL soumis à l’IR…) l’abattement de 10% n’existant pas il est possible sous certaines conditions de vous faire rembourser le repas du midi (cf ci dessous). La dépense doit également être justifiée. Elle est égale à un montant plafonnée (18.80 euros pour 2019) duquel il convient de retrancher l’équivalent du repas du midi à son domicile (4.85 euros pour 2019).

Exemple : Un artisan doit se déplacer à 70 Km pour s’approvisionner, le midi il dépense 30 euros de frais de restauration. Il ne pourra déduire que 18.80-4.85=13.95 euros de dépenses de restaurant.

 

Les frais supplémentaires de repas d’un contribuable imposé en matière de bénéfices industriels et commerciaux peuvent être considérés comme des dépenses nécessitées par l’exercice de la profession lorsque la distance entre le lieu où s’exerce l’activité et le domicile du contribuable fait obstacle à ce que le repas soit pris au domicile.  Ces frais sont en effet considérés comme professionnels par nature s’ils sont justifiés par un éloignement normal entre le domicile et le lieu de travail. En effet, l’éloignement doit être suffisamment important pour motiver la prise de repas hors du domicile mais néanmoins limité afin de ne pas être interprété comme résultant de la seule volonté du contribuable et qualifié de dépense personnelle non déductible. Pour l’appréciation du caractère normal de la distance, il est notamment tenu compte de l’étendue et de la configuration de l’agglomération où se trouve le domicile du contribuable et des lieux d’exercice de l’activité ainsi que de la nature même de l’activité exercée (activité obligeant à de fréquentes interventions sur le terrain ou dans d’autres entreprises par exemple) et de l’implantation de la clientèle, lesquelles peuvent nécessiter des déplacements au-delà des limites de l’agglomération où se situe le domicile du contribuable. Il peut également être tenu compte des horaires de travail du contribuable (horaires d’ouverture et de fermeture du magasin le midi par exemple). Cette appréciation résulte essentiellement d’un examen au cas par cas des conditions d’exercice de l’activité professionnelle, sous le contrôle du juge de l’impôt.
Déduire la TVA de son carburant

Déduire la TVA de son carburant

La récupération de la TVA sur les dépenses de carburant : un véritable casse tête. Depuis 2017 la TVA sur le super qui n’étaient pas récupérable auparavant est désormais déductible mais selon un calendrier bien défini :

TVA SUR LE SUPER

Années 2016 2017 2018 2019 2020 2021 A compter de 2022

Véhicule de tourisme 0 10% 20% 40% 60% 80% 80%

Véhicule utiltaire 0 0 40% 60% 80% 80% 100%

TVA DES AUTRES CARBURANTS

Pour les autres carburants les rêgles sont toujours les mêmes : Gaz oil : la TVA est récupérable à 100% pour un véhicule utilitaire et à 80% pour un véhicule de tourisme. GPL, Electricité, GNV : la TVA est récupérable à 100% pour les deux types de véhicules (à l’exception du GPL gazeux récupérable  50% pour les véhicultes de tourisme). Pour les entreprises qui utilisent un véhicule à titre professionnel (taxi, ambulance…) la TVA reste récupérable quelque soit le carburant.
Comment déclarer la TVA ?

Comment déclarer la TVA ?

La déclaration de TVA

Une tâche importante dans le fonctionnement d’une entreprise, c’est généralement la taxe la plus importante à payer, il convient donc de ne pas se tromper. Nous faisons le point sur comment déclarer la TVA.

Les régimes de TVA

Il existe principalement deux possibilités pour déclarer la TVA :

– Le régime simplifié : appelé par les praticiens CA12.

– Le réel mensuel (ou trimestriel).

– Le réel trimestriel.

Généralement, les options à chacun des trois régimes s’effectuent lors de la création de la société.

Il est néanmoins possible de changer de régime de TVA en cours de fonctionnement. Il convient pour cela de prévenir votre centre des impôts avant le 1er février de l’année suivante.

La différence entre les deux régimes est la suivante :

Le régime simplifié de tva

Dans ce régime, une seule déclaration est établie qui regroupe la totalité des opérations de l’exercice comptable à déclarer.

Cette déclaration doit être établie dans les 3 mois de la clôture de l’exercice, à l’exception des entreprises qui clôturent leur exercice le 31 décembre pour lesquels la déclaration doit être transmise début mai.

En cours d’année : juillet et décembre, les entreprises versent deux acomptes de 55% et 40% de la TVA payée l’année précédente.

Attention : ce régime n’est ouvert qu’aux entreprises qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 238.000 euros pour les prestataires et 789.000 euros pour les activités de ventes et si la TVA due est inférieure à 15.000 euros.

L’avantage de ce régime est sa simplification puisqu’il n’est pas nécessaire d’établir de déclaration en cours d’année. L’inconvénient est le risque d’avoir beaucoup de TVA à payer en fin d’année lors de l’établissement de la déclaration CA12.

Le régime réel de TVA

Dans ce système, vous déclarez tous les mois la TVA qui est réellement due en fonction des opérations réalisées le mois précédent.

Bon à savoir : lorsque le montant de la TVA due au titre d’une année est inférieure à 4.000 euros, il est possible d’opter pour un calcul trimestriel.

Lors de vos congés payés il est possible de verser un acompte de TVA sur la base du mois précédent.

Ce qu’il faut déclarer à la TVA

Pour les deux régimes, la TVA à déclarer est évidemment la même. La différence entre les deux régimes (simplifié et réel) repose essentiellement sur les modalités de paiement.

 La TVA collectée

Il convient, dans un premier temps, de déclarer la TVA que vous avez facturée à vos clients.

En effet, vous n’êtes pour l’administration fiscale qu’un simple intermédiaire et vous devez reverser aux impôts la TVA que vous avez collectée auprès de vos clients.

Les règles ne sont toutefois pas les mêmes si vous êtes prestataire de services ou non.

Pour les prestataires de services, vous déclarez la TVA des factures payées, c’est ce qui s’appelle la TVA sur les encaissements. Vous ne déclarez donc pas la TVA des factures encore impayées.

Pour les autres activités (ventes notamment), la TVA se déclare lorsque la vente est réalisée (ce qui correspond généralement à la date d’établissement de la facture. C’est ce qui s’appelle la TVA sur les débits.

Pour information : il convient également de porter sur la déclaration, les opérations exonérées, la TVA auto-liquidée, la TVA intracommunautaire.

La TVA déductible

De cette TVA, vous allez pouvoir déduire la TVA qui vous a été facturée par vos fournisseurs et qui répond aux critères (de fond et de forme) de déductibilité.

Attention : le principe de la TVA collectée sur les encaissements s’applique réciproquement à la TVA déductible. Ainsi, vous ne pouvez récupérer la TVA d’un fournisseur prestataire de services que si celui-ci a été payé. Cette règle est logique car dans le cas contraire l’Etat devrait rembourser la TVA à l’entreprise TVA qui n’aurait pas encore été déclarée. 

La déclaration de TVA fait apparaître deux lignes : la TVA déductible sur immobilisations et la TVA déductible sur biens et services.

Cette notion n’a plus grand intérêt à ce jour. La distinction est la résultante d’une ancienne règle pour laquelle la TVA sur bien et service était récupérable avec un mois de décollage.

La TVA à payer

La différence entre la TVA collectée et la TVA déductible fait apparaître la TVA à payer.

Il est possible que la différence fasse apparaître un crédit de TVA en votre faveur.

Celui-ci peut alors vous être remboursé sous certaines conditions si le montant est supérieur à 150 euros.

Bon à savoir : les entreprises soumises au réel simplifié peuvent demander en cours d’année un remboursement de la TVA sur les investissements si le crédit est supérieur à 760 euros.

Informations Supplémentaire

Le point sur la TVA récupérable : en savoir plus ici

Récupérer la TVA sur les notes de restaurant : en savoir plus ici.

Les dépenses déductibles de l’entreprise

Les dépenses déductibles de l’entreprise

QUelles sont les dépenses qui peuvent êtres déductibles ?

Faisons le point sur les petites dépenses personnelles qui peuvent être déduites dans les entreprises individuelles : BIC et BNC.

Frais de repas du chef d’entreprise

Les repas d’affaires, c’est à dire ceux pris avec vos partenaires, sont intégralement déductibles, veillez toutefois à indiquer sur la facture le nom de la personne conviée.

Pour votre repas du midi,  il n’est déductible que si la distance entre votre lieu de travail et votre domicile ne vous permet de prendre votre repas chez vous.

Fiscalement, une fraction du prix du repas ne peut être retenue pour la détermination du résultat imposable ; pour l’année 2018, cette fraction est fixée forfaitairement à 4,80 € pour un repas. Ce montant est un montant toutes taxes comprises.

Le repas pris en dehors du domicile doit avoir un coût raisonnable sous peine de ne plus être considéré comme une dépense professionnelle. Pour l’année 2018, ce montant est plafonné à 18,60 € TTC.

Exemples avec le barème 2018 : Sur une dépense de 15 € TTC, le professionnel peut déduire les frais de repas à hauteur de 15 € – 4,80 € = 10,20 €. Sur une dépense de 35 € TTC, les frais déductibles sont de 18,60 € – 4,80 € = 13,80 €.

Frais de déplacements

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour les besoins de votre activité,vous pouvez déduire la part des frais réels correspondant à vos déplacements professionnels (carburant, assurance, entretien, amortissement, etc.).

Pour déterminer la quote-part déductible, vous devez rapporter au kilométrage total le kilométrage parcouru à titre professionnel.

Tous les frais doivent être déterminés selon leur montant réel mais vous pouvez également appliquer  le barème kilométrique de l’administration fiscale si celui-ci vous est plus favorable. Dans ce cas les frais réels ne sont évidemment pas déductibles.

Attention pour les BIC le dirigeant ne peux pas appliquer les frais kilométriques mais uniquement les frais réel.

Vêtement de travail

Les dépenses vestimentaires doivent correspondre à l’achat de vêtements de travail spécifiques et liés directement à l’exercice de la profession.

Aussi, les vêtements qui ne répondent pas au caractère spécifique de la profession ne sont pas déductibles, tels les vêtements de ville (costume cravate, tailleurs, tenue de soirée, tenue de tous les jours…).

Cadeaux d’entreprise

Les cadeaux faits par l’entreprise sont déductibles du résultat dès lors qu’ils sont faits dans l’intérêt de l’entreprise et que leur valeur n’est pas être excessive.

La TVA acquittée sur le prix d’achat n’est par contre par déductible.

Par exception, la TVA est déductible pour les cadeaux dont le montant n’excède pas, à l’année et par bénéficiaire, la somme de 69 euros TTC (depuis le 1/1/16).

Charges Mixtes

Lorsque les dépenses d’exploitation couvrent à la fois des charges professionnelles et des frais personnels de l’exploitant (habitation identique : loyer, edf, eau, impôts locaux, fonciers…ou utilisation du véhicule inscrit au bilan : entretien, carburant, assurance…), seule la fraction des dépenses directement motivée par les nécessités de l’activité peut donner lieu à déduction au titre de
charges de l’entreprise.

Il appartient donc au contribuable de faire une ventilation entre ses dépenses professionnelles et privées, afin de déterminer la quote-part des dépenses qui sera à réintégrer dans la
comptabilité de l’entreprise.

Nous vous conseillons pour cela en cas de doute sur le caractère privé ou professionnel de la dépenses de la régler en totalité sur l’entreprise afin de ne pas l’oublier. En fin d’année lors du bilan la quote part personnelle sera calculée et réintégrée.

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L’intérêt de rouler en véhicule utilitaire

L’intérêt de rouler en véhicule utilitaire

Les avantages fiscaux de l’utilitaire

Les véhicules étant lourdement taxés par les impôts, de leur achat jusqu’à la revente, certains choix permettent d’échapper à cette pression fiscale.

En effet, les véhicules utilitaires présentent de grands avantages fiscaux.

Recupérer la TVA

Lors de l’achat ou de la souscription à un contrat pour ce type de véhicule, la TVA est récupérable par l’entreprise l’année de l’acquisition en cas d’autofinancement ou d’achat à crédit, ou au fur et à mesure du paiement des loyers lorsqu’il s’agit d’un financement en crédit-bail ou en locations à longue durée.

Il en est de même pour la TVA sur les frais de réparation et d’entretient ainsi que pour la TVA sur les frais de carburants (hors essence) qui sera déductible.

Une déduction sans limite

Contrairement aux véhicules de tourisme, l’amortissement des véhicules utilitaires n’est soumis à aucun plafond (celui-ci étant de 18300€ pour les véhicules de tourisme dont le taux d’émission de co2 est inférieur à 200g/km et de 9900€ pour les véhicules dont le taux excéde 200g/km).

Pas de taxe sur les véhicule de société

Le troisième avantage fiscal que présente les véhicules utilitaires concerne la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS).

En effet, les véhicules utilitaires ne sont pas soumis à cette taxe, offrant une économie conséquente pour certains véhicules.

Atention : jusqu’à présent les véhicules classés en catégorie N1 échappaient à la TVA. Désormais, cela ne sera pas suffisant, il sera en effet nécessaire que Pour que les ancrages (des places arrières) ne soient pas considérés comme « accessibles », le constructeur doit empêcher physiquement leur utilisation, par exemple en soudant sur lesdits ancrages des plaques de recouvrement ou en installant des équipements permanents qui ne peuvent être enlevés au moyen d’outils courants. En savoir plus

En conclusion : beaucoup d’avantages mais la transformation d’un véhicule de tourisme en véhicule utilitaire risque de s’avérer être un exercice de haute voltige.

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